>> Entra nel nuovo Canale WhatsApp di Lavoro e Diritti
di Daniele Bonaddio - 9 Dicembre 2020
Quali sono le regole da rispettare per installare sistemi di videosorveglianza nei luoghi di lavoro? Occorre avere una autorizzazione da parte del Garante per installare le telecamere in azienda? Sono queste alcune delle domande più frequenti a cui il Garante per la privacy ha risposto in una serie di FAQ rilasciate sul proprio portale.
Le FAQ sono molto utili da consultare per chiarire alcuni aspetti legati ai sistemi di sorveglianza tramite telecamere e il rispetto della privacy, anche in contesti delicati come i luoghi di lavoro, nei quali bisogna trovare un equilibrio fra le esigenze aziendali e la difesa della privacy dei lavoratori.
Di seguito alcuni aspetti più interessanti e in fondo alla pagina il file completo delle FAQ del Garante Privacy e le relative risposte.
Per poter installare impianti di videosorveglianza nei luoghi di lavoro occorre rispettare precise regole, al fine di proteggere la privacy dei dipendenti.
In particolare, l’attività di videosorveglianza va effettuata nel rispetto del cosiddetto principio di minimizzazione dei dati riguardo alla scelta delle modalità di:
e alla gestione delle varie fasi del trattamento. I dati trattati devono comunque essere pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite.
Quindi, i diretti interessati devono sempre essere informati che stanno per accedere in una zona videosorvegliata. Ciò deve avvenire anche in occasione di eventi e spettacoli pubblici e a prescindere dal fatto che chi tratta i dati sia un soggetto pubblico o un soggetto privato.
L’informativa da consegnare ai dipendenti circa la presenza delle telecamere in azienda è una degli adempimenti principali. Essa può essere fornita utilizzando un modello semplificato che deve contenere, tra le altre informazioni, le indicazioni sul titolare del trattamento e sulla finalità perseguita.
Il modello può essere adattato a varie circostanze (presenza di più telecamere, vastità dell’area oggetto di rilevamento o modalità delle riprese).
Attenzione però: l’informativa va collocata prima di entrare nella zona sorvegliata. Non è necessario rivelare la precisa ubicazione della telecamera, purché non vi siano dubbi su quali zone sono soggette a sorveglianza.
L’informativa, inoltre, deve rinviare a un testo completo contenente tutti gli elementi di cui all´art. 13 del Regolamento, indicando come e dove trovarlo.
N.B. Oltre all’informativa, aggiungiamo che l’installazione deve essere preceduta da un accordo sindacale o, ove non fosse possibile, da una richiesta all’Ispettorato nazionale del lavoro. Le FAQ non prevedono questo passaggio in quanto riferite alle sole procedure previste nei confronti del Garante.
Leggi anche: Autorizzazione videosorveglianza a lavoro, nuovi moduli di richiesta
Quanto alla conservazione delle immagini registrate, non possono essere conservate più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono acquisite. Quindi, spetta al titolare del trattamento individuare i tempi di conservazione delle immagini, tenuto conto del contesto e delle finalità del trattamento.
In via generale, gli scopi legittimi della videosorveglianza sono spesso la sicurezza e la protezione del patrimonio. Solitamente è possibile individuare eventuali danni entro uno o due giorni. Tenendo conto dei principi di minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione, i dati personali dovrebbero essere cancellati dopo pochi giorni.
Pertanto, quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto (soprattutto se superiore a 72 ore), tanto più argomentata deve essere l’analisi riferita alla necessità della conservazione.
Il Gdpr si è interrogato anche in merito alla possibilità di installare telecamere di sorveglianza casalinghe c.d. smart cam. Secondo il Garante è possibile installare tali apparecchiature.
Il trattamento dei dati personali mediante l’uso di telecamere installate nella propria abitazione per finalità esclusivamente personali di controllo e sicurezza, rientra tra quelli esclusi dall’ambito di applicazione del Regolamento. In questi casi, i dipendenti o collaboratori eventualmente presenti (babysitter, colf, ecc.) devono essere comunque informati dal datore di lavoro.
Sarà comunque necessario:
Infine, precisa il Gdpr, i Comuni possono utilizzare telecamere per controllare discariche di sostanze pericolose ed “eco piazzole” per monitorare le modalità del loro uso, la tipologia dei rifiuti scaricati e l’orario di deposito.
Attenzione però: ciò è possibile soltanto se non risulta possibile, o si riveli non efficace, il ricorso a strumenti e sistemi di controllo alternativi e comunque nel rispetto del principio di minimizzazione dei dati. In tal caso, l’informativa agli interessati può essere fornita mediante affissione di cartelli informativi nei punti e nelle aree in cui si svolge la videosorveglianza.
Qui di seguito alleghiamo il file in formato PDF delle FAQ del Garante Privacy sulla videosorveglianza.