Nel contesto sempre più digitalizzato delle imprese moderne, la gestione del controllo a distanza dei lavoratori rappresenta un tema tanto delicato quanto fondamentale. Il 26 maggio 2025, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) ha emesso la nota prot. n. 4757, con cui fornisce nuove indicazioni operative sull’applicazione dell’art. 4 della Legge n. 300/1970.
Questo aggiornamento è di particolare interesse per tutte le aziende che adottano sistemi di videosorveglianza o strumenti digitali potenzialmente idonei al controllo dell’attività lavorativa. Ecco i dettagli.
Articolo 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori): Cosa Prevede per il Controllo dei Lavoratori
L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori vieta l’installazione di impianti audiovisivi o di altri strumenti che permettano un controllo a distanza dell’attività lavorativa, salvo due casi:
- In presenza di un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA o RSU).
- In assenza di tali rappresentanze, mediante autorizzazione dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro.
Questa disposizione ha lo scopo di tutelare la dignità e la riservatezza dei dipendenti, assicurando che il monitoraggio sia giustificato da reali esigenze organizzative o di sicurezza, e non da finalità disciplinari occulte.
Autorizzazioni INL per Impianti di Videosorveglianza: Procedura Unificata
Uno dei temi principali della nota INL 4757/2025 riguarda le modalità con cui un’azienda deve richiedere l’autorizzazione all’uso di strumenti di controllo. In particolare, viene chiarito che un’impresa con più sedi può presentare una sola istanza di autorizzazione anche se le unità produttive si trovano in province diverse, purché rientrino tutte sotto la competenza di un unico Ispettorato territoriale.
Questa semplificazione è molto rilevante per le aziende multisede, che prima erano costrette a inviare richieste separate con dispendio di tempo e risorse.
Come Presentare una Richiesta Unica per Più Sedi Aziendali
Secondo quanto indicato nella nota e nella precedente circolare INL n. 2572 del 14 aprile 2023, per poter presentare un’istanza unificata devono sussistere le seguenti condizioni:
- Le unità produttive devono ricadere nell’ambito territoriale della stessa sede INL (anche se si tratta di sedi provinciali diverse).
- Devono esserci le stesse motivazioni legittimanti (ad es. tutela della sicurezza o esigenze produttive).
- Il sistema tecnologico utilizzato deve essere identico in tutte le sedi.
In presenza di questi requisiti, l’azienda potrà presentare la richiesta presso una qualunque delle sedi dell’Ispettorato territorialmente competente, e riceverà un unico provvedimento valido per tutte le unità produttive interessate.
Semplificazione per le Aziende Multisede: Le Nuove Linee Guida dell’INL
Il chiarimento fornito dalla nota 4757/2025 consente una notevole semplificazione operativa per le imprese che operano in più province. Il concetto di “medesima sede territoriale” viene ora esteso a tutto il territorio su cui insiste un unico ufficio dell’Ispettorato del Lavoro. Per esempio, se un Ispettorato ha competenza su due province, un’azienda che ha sedi in entrambe potrà rivolgersi ad esso con una singola domanda.
Ciò consente un risparmio procedurale importante, e al contempo promuove un’applicazione più omogenea della normativa, riducendo incertezze interpretative.
Tutela della Privacy dei Lavoratori: Obblighi e Responsabilità del Datore di Lavoro
Sebbene le nuove disposizioni facilitino la procedura autorizzativa, i datori di lavoro devono comunque prestare particolare attenzione al rispetto della privacy dei dipendenti. L’utilizzo di strumenti di controllo non può mai essere arbitrario: deve essere necessario, proporzionato e comunicato in modo chiaro e trasparente.
Inoltre, l’azienda ha l’obbligo di redigere e fornire un’informativa dettagliata, spiegando:
- Le finalità del trattamento dei dati.
- La tipologia di informazioni raccolte.
- La durata della conservazione dei dati.
- I diritti dei lavoratori sul trattamento dei loro dati personali.
Controllo a Distanza e GDPR: Come Rispettare la Normativa sulla Privacy
Il Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) impone criteri stringenti in materia di trattamento dei dati personali. L’impresa deve:
- Nominare, ove necessario, un DPO (Data Protection Officer).
- Tenere aggiornato il registro dei trattamenti.
- Effettuare, in caso di rischi elevati, una valutazione d’impatto (DPIA).
- Assicurare che i dati raccolti siano accessibili solo al personale autorizzato.
Il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali non è solo un obbligo legale, ma anche una garanzia di fiducia e trasparenza nei confronti dei dipendenti.
Quando Serve l’Autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro per il Controllo a Distanza
Ricordiamo che l’autorizzazione dell’INL è richiesta solo in mancanza di accordo sindacale. In presenza di RSA/RSU, è possibile installare i sistemi di controllo a seguito di un accordo aziendale formalizzato. In caso contrario, l’autorizzazione da parte dell’Ispettorato resta un passaggio obbligato e vincolante.
L’autorizzazione non è necessaria per gli strumenti utilizzati esclusivamente per esigenze difensive (es. antitaccheggio), purché non implichino il controllo diretto della prestazione lavorativa.
Nota INL 4757/2025: Implicazioni per le Aziende con Sedi in Diverse Province
Le aziende che operano su scala interprovinciale dovranno verificare attentamente quale Ispettorato del Lavoro abbia la competenza su tutte le sedi coinvolte.
Questo richiede una valutazione preventiva, ma consente di ottenere un’autorizzazione unificata che semplifica la compliance normativa e riduce i tempi di attesa.
Controllo a Distanza: Equilibrio tra Esigenze Aziendali e Diritti dei Lavoratori
In sintesi, la nota INL n. 4757/2025 segna un’evoluzione verso una maggiore efficienza amministrativa, ma non modifica l’impianto garantista della normativa vigente.
Il controllo a distanza, seppur legittimo in presenza di specifici requisiti, deve sempre trovare un equilibrio tra le esigenze organizzative delle imprese e i diritti inviolabili dei lavoratori.
