Smart working: guida pratica a orari, retribuzione, ferie, malattia e altro

Quali obblighi ha l'azienda nei confronti dei lavoratori in smart working e quali sono i diritti e doveri dei dipendenti? Guida pratica.

L’emergenza COVID-19 ha costretto molte aziende a ricorrere allo strumento dello smart working (o lavoro agile) per garantire la salute dei propri collaboratori e mantenere una seppur minima (in alcuni casi) attività produttiva. In considerazione dell’eccezionalità del ricorso al lavoro da casa, fino al termine dello stato di emergenza (attualmente fissato al 31 luglio 2020) e comunque non oltre il 31 dicembre 2020, il “telelavoro” potrà essere attivato per qualsiasi lavoratore subordinato anche in assenza di un apposito accordo individuale azienda – dipendente.

E’ stata inoltre semplificata la procedura di comunicazione al Ministero del lavoro. E’ sufficiente indicare i dati dell’azienda e allegare un prospetto excel con l’elenco dei dipendenti in lavoro agile e i seguenti dettagli:

  • Dati anagrafici;
  • PAT INAIL (codice identificativo dell’azienda) e voce di tariffa (identifica il tipo di attività svolta dal dipendente e la strumentazione utilizzata ai fini dell’assicurazione INAIL);
  • Periodo di smart working (data di inizio e fine).

Da ultimo il Decreto Rilancio (Decreto-legge n. 34/2020) ha previsto, fino al 31 luglio 2020, il diritto allo smart working per i genitori di figli fino a 14 anni di età.

Vediamo nel dettaglio tutti gli aspetti pratici relativi al lavoro agile.

Smart working: la procedura di avvio della prestazione

Eccezion fatta per la procedura semplificata per COVID-19, in caso di ricorso allo smart working è necessario concludere un accordo individuale tra azienda e dipendente interessato, con cui disciplinare tutti gli obblighi e limitazioni per ambo le parti, da rispettare nel corso dei periodi in lavoro agile.

Il testo dell’accordo dev’essere caricato sull’apposita piattaforma disponibile nel sito internet del Ministero del lavoro.

La comunicazione di avvio dello smart working dovrà altresì riportare i dati relativi a:

  • Datore di lavoro;
  • Lavoratore;
  • Rapporto di lavoro (come data di assunzione, tipologia contrattuale, copertura INAIL);
  • Data di sottoscrizione dell’accordo sul lavoro agile e durata dello stesso.

A fronte di più accordi individuali è possibile procedere ad un invio cumulativo (cosiddetta “comunicazione massiva”).

Leggi anche: Coronavirus: smart working obbligatorio nelle PA

Svolgimento dello smart working: luoghi di lavoro

Lo smart working si svolge all’esterno dei locali aziendali, senza una postazione fissa. Il luogo prescelto può essere la propria abitazione o altro luogo idoneo in base alle caratteristiche dell’attività da svolgere o alle prescrizioni aziendali.

Di norma, è idonea una postazione dotata di connessione internet, quindi anche ad esempio bar o biblioteche.

Orario di lavoro smart working

Lo smart working è reso senza precisi limiti di orario, seppur nel rispetto dei limiti di durata massima del lavoro giornaliero e settimanale previsti dalla legge e dal CCNL applicato.

In generale non vengono richieste prestazioni di lavoro straordinario (per i full time) o supplementare (per i part-time) e nemmeno ore di lavoro notturno o nei giorni festivi, ivi inclusa la domenica.

Nell’accordo di smart working o nell’informativa aziendale vengono previsti i tempi di riposo e il diritto del dipendente alla disconnessione completa dagli strumenti di lavoro (in genere pc e cellulare).

Retribuzione smart working

I periodi di lavoro svolti in smart working vengono considerati come ore lavorative ordinarie. Al dipendente spetta una retribuzione non inferiore a quella cui avrebbe avuto diritto per il lavoro in sede.

Come anticipato sopra, oltre alla retribuzione non vengono riconosciuti importi a titolo di straordinario, lavoro supplementare o maggiorazioni per lavoro notturno / festivo.

Buoni pasto in smart working

Il diritto ai buoni pasto cartacei o elettronici è legato alle disposizioni aziendali. Dal momento che gli accordi di assegnazione dei buoni difficilmente avranno previsto l’ipotesi dello smart working, si rimanda alle decisioni del datore di lavoro prese a seguito dell’emergenza COVID-19.

E’ comunque opportuno che l’assegnazione o meno dei ticket sia omogenea per tutti i dipendenti in smart working, in modo tale da evitare disparità di trattamento.

Ad esempio se tutti gli appartenenti all’ufficio marketing in lavoro agile hanno diritto ai buoni pasto, anche al dipendente Tizio, facente parte del medesimo settore, non potranno essere negati i ticket.

Ferie permessi e altre assenze in smart working

I dipendenti in smart working possono fruire di periodi di ferie, nonché di permessi retribuiti come quelli in sostituzione delle festività abolite (cosiddetti “permessi ex festività”) o per riduzione dell’orario di lavoro (ROL).

Chi è in lavoro agile può non prestare l’attività lavorativa in virtù di:

  • Assenza per permessi Legge 104;
  • Assenza per donazione sangue;
  • Congedi obbligatori di maternità;
  • Congedo parentale;
  • Congedo obbligatorio per il padre lavoratore;
  • Ammortizzatori sociali.

Premi di produttività

Il semplice fatto di lavorare in regime di smart working non può escludere il diritto del dipendente a ricevere eventuali importi stabiliti a livello aziendale a fronte del raggiungimento di determinati obiettivi di produttività o legati alle ore lavorate. E’ il caso ad esempio dei premi di produttività o premi presenza.

Al tempo stesso il lavoro agile non esclude l’applicazione della tassazione di favore (imposta IRPEF pari al 10%) prevista per i premi di risultato.

Obblighi del datore di lavoro: salute e sicurezza

Oltre alle normali comunicazioni di inizio del rapporto di lavoro (come indicato nel primo paragrafo di questa guida) l’azienda è tenuta

  • a garantire la salute e la sicurezza dei dipendenti in smart working,
  • oltre ad essere responsabile per il corretto funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore.

Il datore è tenuto ad informare il dipendente e il Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) sui rischi connessi al lavoro agile. Questo adempimento può essere assolto a mezzo consegna di un’informativa, il cui testo base è peraltro disponibile sul sito dell’INAIL.

Il documento dovrà poi essere restituito all’azienda firmato da tutte le parti interessate: datore di lavoro, dipendente, RLS.

Potere disciplinare del datore di lavoro

Il lavorare da casa non esclude l’esercizio del potere disciplinare da parte dell’azienda. Il dipendente può essere comunque sanzionato al pari dei periodi svolti in sede.

Di norma, gli accordi di smart working prevedono regole di comportamento particolari che, se non rispettate, hanno come conseguenza l’adozione dei provvedimenti consentiti dalla legge, in base alla gravità del fatto commesso:

  • Richiamo verbale;
  • Ammonizione scritta;
  • Multa;
  • Sospensione dal lavoro e dalla retribuzione.

Infortuni sul lavoro in smart working

In capo al datore di lavoro vige l’obbligo di denunciare all’INAIL gli infortuni occorsi al personale in smart working. Il dipendente, da parte sua, è tenuto a:

  • Sottoporsi a visita medica;
  • Farsi rilasciare il certificato di infortunio che dovrà essere trasmesso all’azienda, al fine di comunicare all’INAIL l’evento.

Copertura INAIL lavoro agile

I periodi di lavoro svolti in smart working sono coperti dall’assicurazione INAIL contro gli infortuni e le malattie professionali. Sono altresì assicurati gli eventi che si verificano durante il normale percorso di andata e ritorno dall’abitazione al luogo prescelto per lo svolgimento dell’attività. In quest’ultimo caso si applicano la disciplina e i limiti per il riconoscimento degli infortuni “in itinere”.

Il rischio di infortunio per il lavoratore (cosiddetta voce di tariffa) in smart working è lo stesso applicato per il lavoro in sede, posto che la strumentazione fornita al dipendente non cambia rispetto a quella utilizzata in azienda.

Facciamo l’esempio di Caio con mansione di “impiegato addetto alla fatturazione attiva”, inquadrato ai fini dell’assicurazione INAIL con la voce di tariffa “0722” riservata a “Personale che per lo svolgimento delle proprie mansioni fa uso diretto di videoterminali e macchine da ufficio; personale addetto a centri di elaborazione dati, a centralini telefonici, a sportelli informatizzati, a registratori di cassa e simili”.

Caio dal 18 al 31 maggio 2020 svolge l’attività in smart working. La copertura assicurativa sarà sempre quella identificata con la voce di tariffa “0722”.

Malattia nello smart working

Il dipendente che si ammala in smart-working è soggetto agli stessi obblighi previsti per gli eventi morbosi verificatisi durante il periodo di lavoro in azienda. Questi deve pertanto farsi visitare dal medico curante e accertarsi che lo stesso trasmetta il certificato di malattia telematico all’INPS.

In caso di impossibilità all’invio telematico, il dipendente deve farsi rilasciare:

  • L’attestato di malattia, da inviare all’azienda entro due giorni dal rilascio;
  • Il certificato di diagnosi, da consegnare all’INPS entro due giorni dal rilascio.
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