Autofattura elettronica: cos’è e in quali casi deve essere emessa

Autofattura elettronica cos'è, come funziona e in quali casi deve essere emessa? Quando si può emettere il cartaceo? Cosa contiene? La guida

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di Andrea Amantea - 25 Marzo 2022

Ci sono alcune operazioni aziendali rispetto alle quali può essere necessario emettere un’autofattura elettronica. Si pensi alla corretta documentazione di omaggi, al reverse charge interno o a quello UE o extra UE. Dal 1° gennaio 2019, è in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per aziende e partite IVA ad esclusione di alcune categorie, fra le quali al omento i forfettari, anche se le cose potrebbero cambiare a breve.

L’obbligo opera sia nei rapporti tra soggetti business (B2B), sia nelle transazioni commerciali tra soggetto business e privati (B2c). Fino al 31 dicembre 2021 l’autofattura poteva essere emessa in formato cartaceo o elettronico, sia per le operazioni interne e con l’estero. Ora invece per le operazioni effettuate dal 1° gennaio 2022 l’autofattura va emessa obbligatoriamente in formato elettronico.

In questa guida, analizzeremo le principali casistiche al presentarsi delle quali è necessario procedere all’autofatturazione elettronica.

Autofattura elettronica: cos’è e come funziona

Il formato elettronico non ha cambiato le regole sulla fatturazione delle operazioni. Difatti, rimangono ancora in essere quelle previsioni normativa in base alle quali l’operazione deve essere documentata da fattura. Rimangono valide anche le norme sulla c.d. auto fatturazione.

Infatti, ci sono alcune operazioni aziendali rispetto alle quali è necessario emettere autofatture elettroniche. Si pensi alla corretta documentazione di omaggi, all’autoconsumo, al reverse charge interno o a quello UE o extra UE. Ecco di seguito i dettagli.

Autofattura per acquisti da soggetti residenti in paesi extra-UE

Per quanto riguarda le operazioni in reverse charge, bisogna partire dalla seguente distinzione (Fonte portale Agenzia delle entrate):

• per gli acquisti intracomunitari l’operatore IVA può trasmettere i dati dell’imponibile e imposta trasmettendo allo SdI un tipo documento con il codiceTD18 “integrazione per acquisto di beni intracomunitari” in cui nel campo C/P sia riportato l’identificativo fiscale del cedente effettivo e nel capo C/C i dati di chi trasmette;
• gli acquisti di servizi extracomunitari o intracomunitari, l’operatore IVA può trasmettere i dati dell’imponibile e imposta trasmettendo allo SdI un tipo documento con il codice TD17 “integrazione/autofattura per acquisto servizi dall’estero” in cui nel campo C/P sia riportato l’identificativo fiscale del cedente effettivo e nel capo C/C i dati di chi trasmette.

In entrambi i casi, ad oggi,  l’alternativa è rappresentata dal c.d esterometro la cui abolizione è stata rimandata a luglio 2022.

Autofattura per reverse charge interno

Attenzione, in caso di reverse charge interno (si pensi ad esempio al settore edile), ex articolo 17 del d.P.R. n. 633/72, è previsto l’obbligo di  “integrazione” della fattura ricevuta con l’aliquota e l’imposta dovuta e la fattura deve essere registrata ai fini Iva. Detto ciò, in base alle indicazioni fornite dall’Agenzia delle entrate con la circolare n°13/2018, in alternativa all’integrazione della fattura, è possibile predisporre  un altro documento elettronico, da allegare al file della fattura in questione, contenente:

• sia i dati necessari per l’integrazione
• sia gli estremi della stessa.

Il documento deve essere compilato indicando nel campo C/P la partita IVA del C/P effettivo e nel campo C/C l’identificativo IVA dell’operatore che effettua l’integrazione. Il documento  può essere inviato al Sistema di Interscambio. Con il codice tipo documento il TD16 “Integrazione fattura reverse charge interno”.

Quali sono le tempistiche

Una volta andato in pensione questo sistema la Legge di bilancio 2021 ha disposto che i dati trasmessi tramite esterometro dovranno essere inviati al Fisco tramite lo Sdi, utilizzando il formato Xml della fattura elettronica. Difatti si utilizzerà lo stesso canale di invio della fattura elettronica.

La trasmissione dei dati dovrà essere effettuata:

• per le operazioni di vendita, entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione oppure entro il giorno 15 del mese successivo a quello a cui si riferiscono le operazioni riportate in fattura, se si tratta di fatturazione differita;
• per le operazioni passive, entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello di ricevimento del documento comprovante l’operazione o di effettuazione dell’operazione.

Autofatture per omaggi

L’emissione dell’autofattura si estende anche all’eventuale riconoscimento di omaggi in favore dei clienti.

In tale caso, la fattura elettronica deve essere così compilata:

• con la tipologia di documento TD27 “fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa” e
• i campi del cedente/prestatore e del cessionario/committente vanno compilati con l’identificativo IVA di colui che emette l’autofattura.

Indicazioni operative ribadite sul portale dell’Agenzia delle entrate.

Autofatture per autoconsumo

L’autofattura riguarda anche il c.d. autoconsumo.  Si pensi al caso dell’estromissione del bene d’impresa dalla sfera imprenditoriale in favore di quella personale dell’imprenditore.

In tale casi andrà messa un’autofattura con tipologia di documento TD27 “fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa”.

Come emettere un’autofattura elettronica

Per prima cosa bisogna comprendere che le autofatture elettroniche, al pari delle autofatture cartacee, per quanto caratterizzate da specifiche caratteristiche, restano comunque delle fatture. Ecco perchè le regole per l’autofatturazione sono più o meno le stesse della fattura normale.

Compilazione autofattura elettronica

Nella compilazione della auto fattura elettronica bisogna prestare attenzione ad inserire:

1. il numero progressivo del documento (in modo progressivo rispetto alla precedente fattura emessa) e con numerazione speciale;
2. menzionare le prestazioni o i prodotti in relazione ai quali viene emesso il documento con quantità e aliquota IVA;
3. importante, nel documento bisogna menzionare che si tratta di un’autofattura e anche il riferimento alla fattura per il quale si sta autofatturando;
4. infine questa deve essere annotata su appositi registri sezionali diversi da quelli che contengono le fatture di vendita.

L’autofattura segue le norme della fattura normale anche per quanto riguarda il formato; quindi il formato elettronico XML e l’invio al Sistema d’Interscambio (SDI) nel caso il soggetto sia obbligato oppure abbia aderito alla e-fattura. Oppure il formato cartaceo negli altri casi (si pensi alla gestione della fattura per il regime forfettario).

Le autofatture elettroniche si producono con gli stessi sistemi che si usano per la fattura elettronica (software proprietario, portale Agenzia delle Entrate ecc.) e sono conservate alla stessa maniera.

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