Il datore di lavoro può continuare a utilizzare la casella email aziendale di un dipendente dopo il licenziamento o le dimissioni? E può leggere i messaggi ricevuti per non perdere comunicazioni importanti con clienti e fornitori?
La risposta arriva dal Garante per la protezione dei dati personali, che con un recente provvedimento ha ribadito alcuni principi fondamentali sulla tutela della corrispondenza elettronica dei lavoratori.
La decisione, illustrata nella newsletter del 12 novembre 2026, riguarda un’azienda sanzionata per 25.500 euro a causa di irregolarità nella gestione degli account email e del mancato rispetto del diritto di accesso ai dati personali di un ex dipendente.
Il chiarimento interessa tutte le imprese, perché stabilisce precisi limiti all’utilizzo della posta elettronica aziendale anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
Email aziendale dopo il licenziamento: cosa ha stabilito il Garante
La vicenda nasce dal reclamo di un ex lavoratore che aveva chiesto alla precedente azienda di conoscere i dati personali trattati nei suoi confronti a partire dal 2013.
La richiesta, presentata nel luglio 2023, aveva ricevuto un riscontro completo soltanto nell’aprile 2024, circa nove mesi dopo.
Durante gli accertamenti, il Garante ha però individuato anche un’altra criticità: i regolamenti interni prevedevano la possibilità di mantenere attive le caselle email degli ex dipendenti per diversi mesi, consentendo all’azienda di consultarne i messaggi.
L’obiettivo dichiarato era garantire la continuità dell’attività lavorativa, evitando di perdere comunicazioni professionali importanti.
Una giustificazione che l’Autorità non ha ritenuto sufficiente.
Il Garante ha quindi applicato due sanzioni:
- 16.000 euro per le violazioni dei principi del GDPR nella gestione della posta elettronica;
- 9.500 euro per il ritardo nella risposta alla richiesta di accesso ai dati personali.
Garante Privacy: provvedimento n. 796 del 20 ottobre 2026 (224,2 KiB, 0 hits)
Il datore di lavoro non può leggere liberamente le email dell’ex dipendente
Il principio centrale del provvedimento è che la casella di posta elettronica aziendale, anche quando viene utilizzata esclusivamente per lavoro, gode delle garanzie di riservatezza della corrispondenza.
Non è quindi sufficiente che l’indirizzo sia stato creato e assegnato dall’impresa per consentire al datore di lavoro di accedere liberamente ai messaggi.
La tutela riguarda sia il contenuto delle comunicazioni sia i dati collegati, come mittenti, destinatari, orari e oggetto delle email.
Secondo il Garante, mantenere attivi gli account individuali dopo la conclusione del rapporto e prevedere la consultazione della corrispondenza viola i principi di liceità, minimizzazione dei dati e limitazione della conservazione previsti dal GDPR.
Neppure la necessità di garantire la continuità aziendale giustifica automaticamente queste pratiche.
Cosa deve fare l’azienda quando termina il rapporto di lavoro
Il Garante ha chiarito quali procedure devono essere adottate quando un lavoratore lascia l’azienda, indipendentemente dal fatto che si tratti di licenziamento, dimissioni o altra causa di cessazione.
In particolare, il datore di lavoro deve:
- disattivare l’account email individuale dell’ex dipendente;
- procedere alla successiva rimozione della casella;
- predisporre un sistema automatico che informi i mittenti della cessazione dell’indirizzo;
- indicare un recapito alternativo per le comunicazioni professionali;
- impedire la visualizzazione dei nuovi messaggi da parte dell’azienda durante il funzionamento della risposta automatica.
Si tratta di accorgimenti che permettono di gestire i contatti con clienti e fornitori senza compromettere la riservatezza dell’ex lavoratore.
Il Garante precisa inoltre che la conservazione dei documenti aziendali deve essere organizzata attraverso sistemi di gestione documentale, anziché affidarsi all’archiviazione indiscriminata delle caselle email dei dipendenti.
Malattia, ferie e assenze improvvise: valgono regole simili
Il provvedimento contiene un chiarimento importante anche per i rapporti di lavoro ancora in corso.
Cosa succede se un dipendente è assente improvvisamente e l’azienda deve recuperare una comunicazione urgente?
Anche in queste situazioni il datore di lavoro non può prevedere un accesso indiscriminato alla posta elettronica.
Il Garante richiama una soluzione già prevista dalle proprie linee guida: il lavoratore può essere messo nelle condizioni di delegare un collega di fiducia.
Quest’ultimo potrà verificare i messaggi e inoltrare all’azienda soltanto quelli effettivamente rilevanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa.
Una procedura che consente di tutelare contemporaneamente le esigenze organizzative e la privacy del dipendente.
Il lavoratore può chiedere i propri dati anche dopo il licenziamento
Un altro principio confermato riguarda il diritto di accesso ai dati personali previsto dall’articolo 15 del GDPR.
Anche dopo la cessazione del contratto, il lavoratore può chiedere all’ex datore di conoscere i propri dati personali oggetto di trattamento.
L’azienda deve fornire riscontro entro un mese dalla richiesta.
In presenza di particolari complessità, il termine può essere prorogato di ulteriori due mesi, ma l’interessato deve essere informato della proroga e delle relative motivazioni entro il primo mese.
Non è possibile ignorare una richiesta soltanto perché inserita in una comunicazione più ampia contenente contestazioni o rivendicazioni lavorative.
Nel caso esaminato, il ritardo di nove mesi ha comportato una sanzione specifica di 9.500 euro.
Cosa cambia per i datori di lavoro e quali diritti hanno i dipendenti
Oltre alla sanzione economica, il Garante ha ordinato all’azienda coinvolta di adeguare entro 60 giorni dalla notifica i propri regolamenti interni sull’utilizzo degli strumenti informatici.
La decisione rappresenta un richiamo per tutte le imprese, che devono predisporre procedure corrette per gestire la posta elettronica durante il rapporto di lavoro e dopo la sua conclusione.
Per i lavoratori, invece, viene confermato un principio essenziale: la fine del rapporto di lavoro non comporta la perdita del diritto alla riservatezza della propria corrispondenza elettronica.
Il datore può tutelare le proprie esigenze organizzative, ma deve farlo utilizzando strumenti e procedure compatibili con la normativa sulla protezione dei dati personali.
Fonte: Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento n. 796 del 20 ottobre 2026, pubblicato nella newsletter del 12 novembre 2026.
Consulente del Lavoro iscritto al n. 238 dell'albo provinciale di Campobasso [Link all'albo di categoria], fondatore e direttore di Lavoro e Diritti. D.U. in Economia e Amministrazione delle Imprese (eq. Laurea in Economia Aziendale) conseguito presso l'Università degli Studi di Teramo. Iscritto nell'elenco speciale dell'Albo dei Giornalisti del Molise. Da quasi venti anni mi occupo di gestione del personale soprattutto per aziende medio piccole e per i più disparati settori. Negli anni mi sono specializzato anche in Previdenza e Welfare, aiutando e informando migliaia di lavoratori attraverso il sito e i canali social collegati.
