WhatsApp, strumento di comunicazione aziendale: perchè regolamentarlo

WhatsApp può essere certamente un idoneo strumento di comunicazione aziendale; tuttavia è bene prevedere un regolamento sull'uso dei "messaggini"

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Le potenzialità di uno strumento di comunicazione così immediato e diffuso come WhatsApp non si possono sottovalutare; allo stesso tempo se usato con criterio a livello aziendale può essere un utile supporto nella gestione del rapporto di lavoro. Da un certo punto di vista l’utilizzo dell’app di messaggistica nell’ambito lavorativo è già stato sdoganato dato che alcune sentenze hanno identificato le chat come delle vere e proprie prove documentali. Ne abbiamo parlato in un recente articolo che trovate qui.

Se negli anni scorsi quando si aveva esigenza di comunicare qualcosa in prima istanza veniva automatico effettuare una telefonata, al giorno d’oggi questa possibilità l’abbiamo quasi dimenticata: al suo posto ci viene automatico inviare un messaggio istantaneo oppure, addirittura, un messaggio vocale. Questa abitudine legata alla vita personale di ognuno, come si riversa nel rapporto di lavoro?

In prima istanza è necessario fare una premessa tra le varie generazioni. Ebbene sì: dal punto di vista tecnologico esiste un gap generazionale tra coloro che rimangono fermi alle vecchie abitudini e faticano ad adattarsi a questi cambi repentini e coloro che essendo nativi digitali hanno vissuto in simbiosi con le nuove tecnologie ed individuano in internet e nella messaggistica istantanea l’unico mezzo di comunicazione.

Whatsapp come strumento di comunicazione aziendale, addio FAX

Nell’ambito del rapporto di lavoro questa differenza si può notare con un semplice esempio. Mettiamo il caso che queste due categorie di lavoratori debbano inviare al proprio datore di lavoro un certificato di malattia. I primi soggetti, ancorati alle vecchie abitudini in primo luogo faranno una telefonata al proprio responsabile per avvisare dell’assenza e una volta ottenuto il certificato di malattia lo trasmetteranno mezzo fax, alcuni potrebbero spingersi all’utilizzo della mail.

I secondi, che abbiamo individuato come soggetti più giovani, accertata l’impossibilità di recarsi al lavoro prenderanno il loro (inseparabile) smartphone per inviare un messaggino di WhatsApp al responsabile, e/o alla chat di gruppo di colleghi, una volta procurato il certificato medico lo fotograferanno e seguiranno lo stesso iter per avvisare il datore di lavoro. Certo è che non prenderanno nemmeno in considerazione l’ipotesi di inviare un fax!

A questo punto all’interno della stessa azienda il datore di lavoro si potrebbe trovare di fronte a due comportamenti diversi nella stessa situazione. Possiamo individuare un comportamento come giusto e uno come sbagliato? Non è possibile dare una risposta univoca a questa domanda in quanto bisogna fare una valutazione aziendale e temporale.

Quali vantaggi

La prima considerazione temporale è che sarebbe anacronistico pensare di evitare l’utilizzo di WhatsApp; la seconda riflessione, parte dalla possibilità che sia un vantaggio anche per l’azienda avere delle comunicazioni tempestive. In primo luogo, infatti, la principale utilità di WhatsApp essendo un’app di messaggistica istantanea potrebbe essere quella di comunicare assenze, ritardi oppure comunicazioni aziendali.

Questo permetterebbe al lavoratore di avere sempre uno strumento a sua disposizione per comunicare in modo tempestivo ad esempio l’assenza per malattia. È noto che in caso di assenza dal lavoro per malattia la prima cosa da fare è avvisare il datore di lavoro affinché possa sopperire l’assenza è infatti un obbligo per il lavoratore disciplinato dai vari CCNL di settore, a titolo esemplificativo il contratto del Commercio o del Turismo prevede che il lavoratore debba comunicare l’assenza prima dell’inizio del turno di lavoro.

Si può usare WhatsApp per comunicare l’assenza dal lavoro?

È sempre il contratto collettivo che disciplina la modalità di comunicazione dell’assenza: considerando che i CCNL non vengono aggiornati con la stessa tempestività che pervade l’aggiornamento informatico, non troviamo disciplinato in nessun contratto l’utilizzo di WhatsApp, ma l’uso di fax, e-mail o telefonata.

Allo stesso tempo è onere del lavoratore comunicare in modo tempestivo e ci viene incontro una sentenza del Tribunale di Roma; si tratta della sentenza n. 8802/2017, la quale ha sdoganato l’utilizzo di WhatsApp per la comunicazione dell’assenza per malattia; ritenendo la chat un canale di trasmissione idoneo per tale finalità garantendo la conferma di ricezione del messaggio.

Vi sono altre situazioni in cui il lavoratore utilizza WhatsApp quale unico strumento di comunicazione con il proprio datore di lavoro, ad esempio per richiedere qualche ora di permesso o addirittura un periodo di ferie. Allo stesso modo può essere comodo per il datore di lavoro utilizzare tale strumento per comunicare un turno o la modifica dello stesso.

Codice di condotta e di comportamento

Come può il datore di lavoro gestire correttamente questi aspetti che se non disciplinati rischiano di creare maggior caos? La soluzione migliore è quella di prevedere all’interno del regolamento aziendale; strumento necessario a regolare la condotta dei lavoratori sul luogo di lavoro, una policy ad hoc destinata alle modalità e tempistiche di utilizzo di questo strumento di comunicazione.

Leggi anche: Codice di condotta e di comportamento dei lavoratori: cos’è e a cosa serve

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