Indennità di trasferta: cos’è, quanto spetta e calcolo

Tutto quello che serve sapere sull'indennità di trasferta e le agevolazioni fiscali e contributive previste dalla normativa sul rimborso spese di trasferta

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L’indennità di trasferta altro non è che la somma che viene riconosciuta in busta paga al dipendente per via del disagio provocatogli dal dover svolgere l’attività in un luogo diverso dalla sua sede abituale e per rimborsarlo delle spese sostenute durante questo periodo.

Per trasferta si intende lo svolgimento temporaneo dell’attività lavorativa in un luogo diverso rispetto alla sede in cui si svolge abitualmente la prestazione. Al termine della trasferta il dipendente torna alla sua sede di lavoro e quindi si procedere al rimborso spese di trasferta

La trasferta si distingue dal trasferimento per il fatto che quest’ultimo consiste in uno spostamento del luogo di lavoro definitivo e senza limiti di durata. Inoltre non possono rientrare fra le spese di trasferta quelle sostenute dal lavoratore per raggiungere la sede di lavoro, ove lo stesso abiti in un comune differente dalla sede aziendale.

La somma erogata come indennità per le spese di trasferta gode di un particolare regime sia per il pagamento dei contributi che delle tasse. Vediamo quindi cos’è, come si calcola, le modalità di pagamento e l’imponibile INPS e fiscale e infine cosa vuol dire trasferta italia in busta paga.

Indennità di trasferta: quando spetta

L’indennità di trasferta spetta in tutti i casi in cui il dipendente venga temporaneamente comandato dall’azienda a dover svolgere la sua attività in un luogo diverso da quello in cui abitualmente lavora, con previsione di un suo rientro nella sede originaria quando le esigenze che ne hanno giustificato lo spostamento vengano meno.

L’indennità non spetta qualora il dipendente operi in maniera continua e permanente in un luogo diverso da quello cui formalmente è assegnato, dove peraltro non torna mai per lo svolgimento delle sue mansioni. In questi casi c’è una totale assenza di qualsiasi collegamento con la sede di lavoro.

Indennità di trasferta: quanto spetta

A quanto ammonta il rimborso spese di trasferta? Generalmente sono i contratti collettivi a stabilire il trattamento economico. Il CCNL Metalmeccanica – Industria prevede un’indennità giornaliera pari a:

  • 42,85 euro per la trasferta intera;
  • 11,73 euro a titolo di quota per il pasto meridiano o serale;
  • 19,39 euro per il pernottamento.

In alternativa all’indennità di trasferta (che ha carattere forfetario in quanto stabilita a monte dal contratto collettivo) il datore può rimborsare le spese effettivamente sostenute.

Altri contratti prevedono invece un sistema “misto” dove all’erogazione dell’indennità si affianca il rimborso spese. E’ il caso del CCNL Turismo – Confcommercio che accanto all’indennità di trasferta (calcolata in percentuale sulla retribuzione mensile) prevede il rimborso:

  • delle spese di viaggio;
  • spese di vitto e alloggio;
  • di altre eventuali spese sostenute per l’espletamento della missione (telefoniche, postali e simili).

Come affermato dal Ministero del Lavoro (Interpello n. 14/2010) il datore è libero di erogare ai propri dipendenti un’indennità di trasferta di importo superiore a quanto stabilito dal contratto collettivo.

Indennità di trasferta e tracciabilità della retribuzione

Le modalità di pagamento dell’indennità di trasferta devono essere tracciabili (tra gli altri si citano bonifico bancario o assegno), nel rispetto della Legge di Bilancio 2018 (Legge n. 205/2017) che ha vietato dal 1° luglio scorso la corresponsione della retribuzione in contanti.

Lo ha chiarito l’Ispettorato Nazionale del Lavoro con una nota del 10 settembre 2018. L’INL spiega che data la natura “mista” del rimborso spese di trasferta (risarcitoria e retributiva) si ritiene necessario ricomprendere l’indennità di trasferta tra le somme rientranti negli obblighi di tracciabilità.

Leggi anche: Tracciabilità della retribuzione: come avviene la verifica ispettiva

L’indennità di trasferta deve altresì risultare nel Libro Unico del Lavoro e nel cedolino paga consegnato al dipendente.

Indennità di trasferta: imponibile INPS e fisco

Sull’assoggettamento dell’indennità di trasferta a contributi e tasse è necessario distinguere fra:

  • Trasferte nello stesso comune in cui è presente la sede di lavoro e fuori dal comune,
  • Trasferte Italia e trasferte estero.

Per la trasferta nello stesso comune della sede di lavoro, l’indennità di trasferta è soggetta sia a contributi INPS che alla tassazione fiscale.

Trasferta Italia e trasferta estero

trasferte italia | trasferte estero

Cosa vuol dire trasferta italia in busta paga? E trasferta estero? Qualora il dipendente svolga temporaneamente l’attività fuori dal territorio comunale in cui insiste la sua sede di lavoro, la legge (art. 51 DPR n. 917/86 denominato Testo Unico delle Imposte sui Redditi o TUIR) prevede delle soglie di esenzione, all’interno delle quali gli importi riconosciuti non sono soggetti a contributi e tasse, mentre l’importo residuo è soggetto.

Nel caso in cui il contratto collettivo (o il datore) riconosca solamente un’indennità di trasferta forfetaria:

  • la trasferta è detassata fino ad euro 46,48 giornalieri in caso di spostamento all’interno del territorio nazionale (trasferta Italia),
  • l’importo detassato è elevato ad euro 77,47 al giorno a fronte di missioni all’estero (trasferta estero).

Per le suddette soglie la normativa prevede che non si debbano neanche tenere le cosiddette “pezze d’appoggio”; non è necessario quindi conservare scontrini fiscali, ricevute del ristorante, note spese varie ecc. Inoltre questi importi non concorrono alla formazione del reddito del dipendente (non vanno cioè indicati nella certificazione unica o nel 730)

Importo trasferte forfettarie
Trasferte Italia Trasferte estero
euro 46,48 al giorno euro 77,46 al giorno

Rimborso spese di trasferta miste

Laddove invece venga riconosciuto oltre all’indennità di trasferta il rimborso delle spese di trasferte effettivamente sostenute (cosiddetto “sistema misto”), per gli spostamenti in Italia:

  • L’indennità di trasferta è soggetta a contributi e tasse solo per la parte che eccede euro 30,99 al giorno in caso di rimborso anche delle spese di alloggio o, in alternativa, di quelle di vitto (o comunque di vitto o alloggio forniti gratuitamente), elevati ad euro 51,65 al giorno per l’estero;
  • In caso di rimborso sia delle spese di vitto che di quelle di alloggio l’indennità di trasferta è soggetta per la parte che eccede euro 15,49 al giorno, che raggiungono i 25,82 euro al giorno per gli spostamenti all’estero.
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