Smart working, proroga per fragili e con figli minori di 14 anni

Come funziona lo smart working dal 1° settembre 2022? Ecco una guida completa e aggiornata per i datori di lavoro pubblici e privati.


Nel periodo della pandemia lo smart working è stato interpretato dal legislatore come uno strumento in grado di limitare i contatti tra le persone e la circolazione del virus. Anche alla luce delle misure di contenimento riguardanti gli spostamenti delle persone, adottate nei vari lockdown, il lavoro agile ha avuto il merito di garantire continuità nella fornitura di servizi pubblici e privati ed in generale nello svolgimento delle attività economico – produttive.

Al fine di incentivare il ricorso a questa particolare modalità di svolgimento della prestazione, il legislatore, sin dai primi mesi della pandemia, ha derogato all’obbligo, in capo alle parti, di stipulare un apposito accordo individuale di lavoro agile. E’ nato così il cosiddetto lavoro a distanza “semplificato”, caratterizzato per avere una procedura snella, rappresentata dal solo invio di una comunicazione telematica al Ministero del lavoro, contenente i dati dei lavoratori coinvolti ed il periodo interessato. Tuttavia seppur dopo varie proroghe del regime semplificato, il 31 agosto il periodo derogatorio al regime ordinario è terminato.

Aggiornamento: in sede di conversione del decreto Aiuti bis, in corso di approvazione definitiva, è stata inserita una proroga del diritto allo smart working per lavoratori fragili e i genitori di figli fino a 14 anni fino al 31/12/2022. La disposizione era stata precedente prevista fino allo scorso 31 luglio.

Di seguito andiamo ad analizzare le regole aggiornate in vigore dal 1° settembre 2022.

Smart working, la norma in vigore dal 1° settembre 2022

In sede di conversione in Legge 4 agosto 2022 numero 122 del Decreto cosiddetto “Semplificazioni” (D.L. 21 giugno 2022 numero 73) è stato aggiunto l’articolo 41-bis in materia di “Semplificazione degli obblighi di comunicazione e assicurazione obbligatoria per gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali”.

L’articolo in parola modifica la normativa in materia di lavoro agile (contenuta nella Legge 22 maggio 2017 numero 81), disponendo che dal 1° settembre 2022 il datore di lavoro comunica in via telematica, al Ministero del lavoro e delle politiche sociali, i nominativi dei dipendenti e la data di inizio e di fine delle prestazioni di lavoro in smart working.

I dati trasmessi dai datori di lavoro vengono resi disponibili all’Inail.

L’omessa comunicazione è punita con la sanzione amministrativa pecuniaria “prevista dall’articolo 19, comma 3, del decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276” (articolo 41-bis comma 1) da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Per la definizione delle modalità di invio della comunicazione si rimanda ad un decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali.

Ministero del Lavoro, Decreto 149 del 22 agosto 2022 – Modello di comunicazione semplificata

Il Decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali del 22 agosto 2022 numero 149, in attuazione dell’articolo 41-bis del D.L. “Semplificazioni”, ha pubblicato il nuovo modello riguardante le informazioni relative all’accordo di lavoro agile.

Il documento, da utilizzare per gli accordi individuali stipulati o modificati dal 1° settembre 2022, si compone di cinque sezioni:

  • Sezione 1, con i dati del datore di lavoro, quali codice fiscale e ragione sociale;
  • Sezione 2, con i dati del lavoratore, come codice fiscale, cognome, nome, data di nascita, comune o stato straniero di nascita;
  • Sezione 3, contenente i dati del rapporto di lavoro, quali data di inizio, tipologia contrattuale, Posizione Assicurativa Territoriale (PAT) e voce di tariffa Inail;
  • Sezione 4, con i dati relativi all’accordo di lavoro agile, come data di sottoscrizione, durata (se a tempo indeterminato o determinato), data di inizio e fine validità;
  • Sezione 5, con i dati dell’invio in particolare se trattasi di una comunicazione di “Inizio periodo” ovvero “Modifica”, “Annullamento sottoscrizione”, “Recesso”.
  • Sezione 5.1, dedicata al soggetto abilitato all’invio con “Tipologia S.A.” e “Codice Fiscale S.A.”.

Come inviare il modello semplificato?

Ai sensi dell’articolo 1, comma 2, del Decreto ministeriale numero 149, il modulo sopra descritto è trasmesso in via telematica collegandosi al portale “servizi.lavoro.gov.it”, in possesso delle credenziali SPID o CIE.

Obbligo di conservazione dell’accordo

Nonostante sia venuto meno l’obbligo di trasmettere l’accordo individuale al Ministero del lavoro, il D.M. numero 149/2022 (articolo 2, comma 1) precisa che, ai sensi di quanto previsto dall’articolo 19, comma 1, della Legge numero 81/2017, il datore di lavoro “conserva l’accordo individuale per un periodo di cinque anni dalla sottoscrizione”.

Quali sono le scadenze per l’invio?

Nella comunicazione del 26 agosto 2022, il Ministero del lavoro ha precisato che, per quanto attiene al termine entro cui inviare la comunicazione “semplificata” di smart working, occorre “considerare che lo stesso si riferisce a una mera trasformazione della modalità di svolgimento della prestazione lavorativa”.

Di conseguenza, nella logica di favorire la semplificazione degli obblighi per i datori di lavoro, la relativa comunicazione “si deve effettuare entro il termine di cinque giorni” (news Ministero del lavoro), decorrenti dalla sottoscrizione dell’accordo individuale.

Da quando si applicano le nuove regole?

Come già ampiamente anticipato, le disposizioni sull’invio “semplificato” delle comunicazioni di smart working si applicano “agli accordi individuali stipulati o modificati a decorrere dalla data del 1° settembre 2022” (articolo 2, comma 2, Decreto ministeriale numero 149/2022).

Nel dare notizia della pubblicazione del D.M., lo scorso 26 agosto, il Ministero del lavoro, attraverso la sua pagina “lavoro.gov.it – Home – Notizie”, ha precisato che restano “valide le comunicazioni già effettuate secondo le modalità della disciplina previgente”.

Questo significa che il datore di lavoro non è tenuto ad inoltrare una nuova comunicazione “semplificata” se, con riferimento ad accordi di smart working decorrenti dal 1° settembre, ha già trasmesso, entro il 31 agosto 2022, la comunicazione di lavoro agile secondo le modalità “ordinarie” previgenti.

Slittamento al 1° novembre 2022

L’invio delle comunicazioni semplificate non avverrà, a regime, esclusivamente utilizzando il portale “Servizi Lavoro”. A tal proposito, è necessario l’adeguamento dei sistemi informatici dei datori di lavoro, relativamente “all’utilizzo dei servizi Rest di invio delle comunicazioni, che presuppongono il colloquio dei sistemi informatici dei datori di lavoro con quelli del Ministero” e che, come anticipato, rappresentano “una modalità alternativa all’uso dell’applicativo web” (comunicazione Ministero del lavoro del 26 agosto 2022).

Per le ragioni appena citate, in fase di prima applicazione delle nuove modalità, l’obbligo della comunicazione “semplificata” potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.

L’accordo individuale è obbligatorio dal 1° settembre?

In parallelo alle semplificazioni introdotte con riferimento all’invio delle comunicazioni di smart working, dal 1° settembre 2022 è tornata l’obbligatorietà dell’accordo individuale per il ricorso al lavoro agile.

Di conseguenza, è venuto meno il regime introdotto sin dallo scoppio dell’emergenza sanitaria per COVID-19 grazie al quale, derogando all’obbligatorietà di un accordo per applicare il lavoro a distanza, si è inteso incentivare l’utilizzo dello smart working, al fine di limitare i contatti tra le persone e ridurre i contagi sui luoghi di lavoro.

L’accordo, a norma dell’articolo 19, comma 1, e 21 della Legge numero 81/2017, dev’essere scritto ai fini della prova e della regolarità amministrativa.

Il documento in questione, ha il compito di disciplinare le modalità di esecuzione del lavoro agile, in particolare:

  • Le forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro;
  • I tempi di riposo del dipendente;
  • Gli strumenti utilizzati dal lavoratore e le misure tecnico – organizzative necessarie per assicurare la disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro;
  • Le condotte sanzionabili a livello disciplinare;
  • L’eventuale diritto all’apprendimento.

Smart working dipendenti pubblici: novità dal 1° settembre 2022

Per espressa previsione dell’articolo 18 della Legge numero 81/2017, le disposizioni sullo smart working, applicabili al settore privato, si estendono, in quanto compatibili, anche ai

rapporti di lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165” fatta salva “l’applicazione delle diverse disposizioni specificamente adottate per tali rapporti“.

Smart working lavoratori fragili o con figli minori di 14 anni

Come detto in premessa in sede di conversione del DL Aiuti bis, i seguenti lavoratori torneranno ad avere diritto al lavoro agile, cioè l’azienda non può negare loro lo smart working compatibilmente con le esigenze produttive e organizzative e inoltre non sono necessari gli accordi individuali.

  • Lavoratori fragili: ovvero i soggetti di cui all’articolo 26, comma 2-bis, del decreto-legge 18/2020. Sono dipendenti pubblici e privati in possesso di certificazione medica che attesti una condizione di rischio derivante da immunodepressione, esiti da patologie oncologiche, svolgimento di relative terapie salvavita, con disabilità grave ai sensi della legge 104/1992.
  • Dipendenti privati con figli minori di 14 anni: dipendenti nel cui nucleo familiare sia presente un minore di 14 anni e in cui non c’è altro genitore beneficiario di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell’attività lavorativa, o non lavoratore.

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