Una multa da 50.000 euro è stata inflitta dal Garante per la protezione dei dati personali a un’azienda di autotrasporto, colpevole di aver monitorato in modo illecito circa 50 dipendenti tramite sistemi GPS installati sui veicoli aziendali.
Il provvedimento, pubblicato il 21 marzo 2025, nasce da un reclamo presentato da un ex dipendente dell’azienda. Le indagini, condotte in collaborazione con il Nucleo tutela privacy della Guardia di finanza, hanno evidenziato numerose violazioni, tra cui l’assenza di un’adeguata informativa ai lavoratori, il mancato rispetto del principio di minimizzazione e l’utilizzo di un sistema di localizzazione attivo anche durante le pause, con tracciamento continuo di posizione, velocità, chilometraggio e stato del veicolo.
Quali sono le regole sul controllo a distanza dei lavoratori
Secondo l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (legge 300/1970), l’installazione e l’utilizzo di strumenti di controllo a distanza, come i sistemi GPS, è consentita solo a determinate condizioni. Tali strumenti possono essere installati:
- per esigenze organizzative e produttive;
- per la sicurezza del lavoro;
- per la tutela del patrimonio aziendale.
In ogni caso, è necessario un accordo sindacale con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA/RSU) o, in alternativa, l’autorizzazione dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL).
L’uso degli strumenti non può mai essere finalizzato esclusivamente al controllo dell’attività dei lavoratori. Inoltre, l’azienda è obbligata a fornire ai dipendenti un’informativa completa sul trattamento dei dati raccolti tramite tali strumenti, nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
L’azienda aveva l’autorizzazione, ma non ha rispettato i limiti
Nel caso sanzionato, l’autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro era presente, ma l’azienda ha disatteso le condizioni imposte. I dispositivi GPS tracciavano i veicoli in modo continuativo e identificavano direttamente gli autisti, senza alcuna forma di anonimizzazione, come invece previsto. Inoltre, i dati venivano conservati per oltre cinque mesi, contravvenendo al principio di limitazione della conservazione.
Un ulteriore elemento critico è stato l’uso di informative generiche, con errori materiali, e l’assenza di comunicazioni chiare sulle modalità effettive del trattamento, inclusa la possibilità di associare i dati al singolo conducente.
Un esempio pratico: tracciamento anche fuori orario
Un autista, assegnatario fisso del mezzo, poteva essere identificato anche durante le pause o al termine del servizio. Il sistema, infatti, non prevedeva un “pulsante privacy” per disattivare il tracciamento, né meccanismi automatici di anonimizzazione. In questo modo, l’azienda manteneva un controllo costante sull’attività e sugli spostamenti del dipendente, anche al di fuori dell’orario di lavoro.
Cosa deve fare un’azienda per non incorrere in sanzioni
Il messaggio del Garante è chiaro: il controllo tecnologico dei lavoratori deve essere compatibile con i diritti fondamentali. Ecco alcune regole da seguire:
- Raggiungere un accordo con le RSA/RSU o richiedere l’autorizzazione all’Ispettorato del lavoro;
- Predisporre un’informativa chiara e completa per i lavoratori;
- Limitare il tracciamento alle sole finalità dichiarate, evitando la raccolta di dati non necessari;
- Implementare soluzioni che riducano al minimo l’identificabilità diretta (es. anonimizzazione);
- Prevedere un tempo di conservazione limitato dei dati raccolti;
- Evitare qualsiasi forma di controllo sistematico e prolungato non autorizzato.
Una questione di fiducia e legalità
Il caso dell’azienda di autotrasporto è un campanello d’allarme per tutti i datori di lavoro che utilizzano sistemi di geolocalizzazione o strumenti simili. La tecnologia può offrire vantaggi organizzativi, ma non può trasformarsi in una sorveglianza occulta dei lavoratori.
Il rispetto delle regole è anche una questione di fiducia: comunicare con chiarezza, trattare i dati in modo proporzionato e rispettare i limiti imposti dalla legge non è solo un obbligo normativo, ma anche un gesto di responsabilità verso chi lavora ogni giorno per l’azienda.
