Smart Working semplificato fino a quando? Proroga al 30 giugno per fragili e genitori di under 14

Smart working privati, fino a quando si può usare il regime semplificato? A partire dal 1° gennaio 2023 termina lo smart working così come era stato concepito nel corso dell’emergenza da Covid-19.

Con la Legge di Bilancio 2023 infatti, il lavoro agile semplificato non sarà più un’opzione percorribile per tutti i lavoratori. La Manovra permette infatti il solo prolungamento della modalità dello smart working per i lavoratori fragili ovvero “i lavoratori dipendenti pubblici e privati affetti dalle patologie e condizioni individuate dal decreto del Ministro della Salute di cui all’articolo 17, comma 2, del decreto-legge 221/2021″. Per questa tipologia di lavoratori è ammesso lo smart working semplificato fino al 31 marzo 2023. La proroga vale anche per i genitori lavoratori del settore privato con figli fino ai 14 anni di età. Questa tipologia di lavoratori, senza obbligo di accordo individuale, non potrà più usufruire della modalità di lavoro agile così come era stato previsto fino al 31 dicembre 2022.

Aggiornamento: la Commissioni Affari Costituzionali e Bilancio del Senato durante la conclusione dei lavori sul disegno di legge Decreto Milleproroghe 2023 ha previsto una ulteriore proroga fino al 30 giugno dello smart working per i lavoratori del settore privato con figli under 14 e per i lavoratori fragili, pubblici e privati.

Smart Working per i privati: fino a quando?

Il 31 marzo 2022 è finito lo Stato di Emergenza da covid, tuttavia non cambiano le regole vigenti sul lavoro agile. Fino al 31/12/2022 permaneva la possibilità di ricorrere allo smart working nel settore privato senza l’accordo individuale tra datore e lavoratore, e quindi ancora con regime semplificato. Questa possibilità, introdotta sin dall’inizio dell’emergenza COVID-19 al fine di incentivare il lavoro da casa riducendo così il rischio di assembramenti e la diffusione del virus, oltre a rappresentare un valido strumento per garantire una continuità produttiva di fronte ai provvedimenti che limitavano la circolazione delle persone, soprattutto durante il primo lockdown.

Il Decreto Covid Riaperture ha prorogato fino al 31 agosto 2022 la comunicazione semplificata per lo smart working per i privati. Inoltre prorogava ufficialmente al 30 giugno 2022 il lavoro agile per i lavoratori fragili. Infine, prorogava a tale data il diritto al lavoro agile anche per i genitori di figli con fragilità. Con il decreto ministeriale 149/2022 il Ministero del Lavoro ha dato attuazione alla norma contenuta nel Dl Semplificazioni, sulle novità in materia di smart working dal 1° settembre 2022.

Con comunicato stampa del 24 novembre 2022 il Ministero del Lavoro dettava la nuova proroga per l’invio della comunicazione di lavoro agile: i datori di lavoro potranno inviare il modello fino alla scadenza del 1° gennaio 2023 (in precedenza era il 1° dicembre). Il ministero informava inoltre che dal 15 dicembre 2022 sarebbe stata resa disponibile una modalità per l’inoltro massivo delle comunicazioni di lavoro agile. Si potrà usare un file Excel, per assolvere ai predetti obblighi in modo più semplice e veloce.

Smart working, novità Decreto Semplificazioni

Il Decreto semplificazioni 2022 ha introdotto importanti novità in materia di lavoro agile per i privati. Il Ministero del lavoro ha poi emanato in data 22 agosto il DM 149/2022 con il quale attua dette novità e semplificazioni.

In particolare cessa dal 1° settembre l’obbligo di invio da parte del datore di lavoro al Ministero del Lavoro dell’accordo individuale di smart working. Un po’ come accadeva nel periodo di emergenza rimane per il datore di lavoro il solo obbligo di comunicazione in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali dei nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile. Si tratta quindi di una importante disposizione che rende strutturale la semplificazione del lavoro agile.

Il modulo telematico (allegato al DM 149/2022) è disponibile sul sito del Ministero del lavoro e delle politiche sociali accessibile tramite autenticazione SPID e CIE all’indirizzo https://servizi.lavoro.gov.it. Il modulo telematico dovrà essere inviato entro il 1° gennaio 2023.

Non cambia l’obbligo di stipula dell’accordo individuale dello smart working, che non dovrà essere inviato telematicamente, ma conservato dal datore di lavoro per 5 anni.

Art. 23 legge 81/2017

In sostanza il Decreto succitato prevede la riformulazione della rubrica dell’articolo 23 della legge 81 del 22 maggio 2017 e del primo comma della medesima disposizione.

Di seguito il nuovo testo dell’articolo 23 della legge 81/2017:

Art. 23 – Obblighi di comunicazione e assicurazione obbligatoria per gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali 

Con decorrenza dal 1° settembre 2022, il datore di lavoro comunica in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile, secondo le modalità individuate con decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali. I dati di cui al primo periodo sono resi disponibili all’Istituto nazionale per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro con le modalità previste dal codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. In caso di mancata comunicazione secondo le modalità previste dal decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali di cui al primo periodo, si applica la sanzione prevista dall’articolo 19, comma 3, del decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276.
Il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali.
Il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro occorsi durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nei limiti e alle condizioni di cui al terzo comma dell’articolo 2 del testo unico delle disposizioni per l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, di cui al DPR 1124/1965, quando la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze connesse alla prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza.

Proroga Smart Working privati: regime semplificato fino al 31 dicembre 2022

Lavoro agile semplificato per i privati, fino a quando? Come detto sopra lo smart working settore privato semplificato si sposta ancora in avanti. Quindi le modalità semplificate attualmente in vigore vengono confermate fino al 31 dicembre 2022, così come previsto dal Decreto Aiuti bis.

Si può quindi usare il modello semplificato di comunicazione smart working senza allegare gli accordi individuali fino a fine dicembre (qui il modulo).

Fine smart working semplificato privati: chi potrà continuare a lavorare a distanza

Smart working prorogato, cioè la comunicazione semplificata si potrà usare fino al 31 dicembre 2022 in modo semplificato nel settore privato: ma cosa accadrà dopo? Dal 1° gennaio 2023, le lancette ci riporteranno al lavoro da casa pre-pandemia quello, per intenderci, disciplinato dalla Legge 22 maggio 2017 numero 81 dove, al Capo II, con l’obiettivo di incrementare la competitività ed agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro si è voluto promuovere il lavoro agile come modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo tra le parti. L’unica eccezione è costituita dai lavoratori fragili come detto sopra.

Una differenza però rispetto al passato è la spinta verso la regolamentazione (da parte della contrattazione collettiva) del lavoro agile nella fase post-pandemica. E’ non a caso su questi presupposti che il 7 dicembre 2021 il Ministero del Lavoro e le Parti Sociali coinvolte (rappresentate da Cgil, Cisl, Uil, Ugl, Confsal, Cisal, Usb, Confindustria, Confapi, Confcommercio, Confesercenti, Confartigianato, Cna, Casartigiani, Allenza cooperative, Confagricoltura, Coldiretti, Cia, Copagri, Abi, Ania) hanno siglato un documento dal titolo “Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile” nel settore privato.

Il testo del protocollo si pone appunto l’obiettivo di fornire linee di indirizzo:

“che possano rappresentare un efficace quadro di riferimento per la futura contrattazione collettiva, nazionale e aziendale e / o territoriale, fermi restando gli accordi in essere anche individuali”.

Proroga smart working lavoratori fragili

Il ricorso al lavoro a distanza è potenzialmente esteso a tutti coloro che hanno stipulato un contratto di lavoro subordinato. Naturalmente deve trattarsi di mansioni idonee ad essere svolte da remoto, in particolare, come prevede la Legge numero 81/2017:

• In parte all’interno ed in parte all’esterno dei locali aziendali;
• Senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro;
• Con l’eventuale utilizzo di strumenti tecnologici.

Esistono poi talune categorie lavorative che, rispetto ad altre, hanno priorità di accesso allo smart working, nello specifico:

• lavoratori fragili, ovvero lavoratori con determinate patologie che rischiano in modo particolare in caso di contagio da covid;
• lavoratori i genitori di figli con fragilità.

Inoltre hanno la precedenza per il lavoro agile:

• Lavoratrici nei tre anni successivi la conclusione del congedo di maternità;
• Lavoratori con figli in condizioni di disabilità grave.

Tra i principi definiti dalle Linee guida sul lavoro agile figura (articolo 1) che:

• L’adesione allo smart working avviene su base volontaria;
• L’eventuale rifiuto del dipendente a svolgere l’attività da remoto non integra gli estremi del licenziamento per giusta causa o giustificato motivo, né rileva sul piano disciplinare.

Chi sono i lavoratori fragili?

Per lavoratori fragili si intendono i “lavoratori dipendenti pubblici e privati affetti dalle patologie e condizioni individuate dal decreto del Ministro della Salute di cui all’articolo 17, comma 2, del decreto-legge 221/2021”.

Possono beneficiare del lavoro agile per lavoratori fragili affetti da talune patologie mediche come ad esempio la marcata compromissione della risposta immunitaria, il trapianto di organo solido in terapia immunosoppressiva o chi è in attesa di trapianto d’organo, patologia oncologica o onco-ematologica in trattamento con farmaci immunosoppressivi, i pazienti in dialisi e insufficienza renale cronica grave e via dicendo. Il lavoro agile spetta anche per pazienti con almeno tre delle seguenti patologie: cardiopatia ischemica, fibrillazione atriale, scompenso cardiaco, ictus, diabete mellito, bronco-pneumopatia ostruttiva cronica, epatite cronica, obesità.

Accordo smart working: come fare dopo il 31 dicembre 2022

Analizziamo nel dettaglio come sarà il lavoro a distanza dal 1° gennaio 2023, alla luce delle Linee guida e della Legge numero 81/2017. Cosa fare dopo la fine smart working semplificato? Come detto sopra dal 31 dicembre 2022, viene meno il ricorso al lavoro a distanza di tipo “semplificato”. Questo significa che a partire dal prossimo 1° gennaio 2023 tutti i dipendenti privati potranno svolgere la prestazione lavorativa secondo le modalità “da remoto” previa stipula di un accordo individuale, in forma scritta, con il datore di lavoro.

La forma scritta, come disciplinato dall’articolo 19 comma 1 della Legge numero 81/2017, è richiesta ai fini della “regolarità amministrativa e della prova”.

Una volta stipulato l’accordo, questo non dev’essere più inviato a cura del datore di lavoro alla Pubblica Amministrazione utilizzando la piattaforma del Ministero del Lavoro, disponibile sul portale “cliclavoro.gov.it – Aziende – Smart working”. Lo stesso però dovrà essere conservato per 5 anni fra la documentazione.

Al Ministero del Lavoro va inviato il solo elenco dei lavoratori in Smart Working.

Quali aspetti devono essere disciplinati nell’accordo individuale

L’accordo di lavoro agile ha l’obiettivo di regolamentare lo svolgimento della prestazione al di fuori dei locali aziendali (articolo 19 comma 1), nel rispetto di quanto stabilito dai contratti collettivi (nel caso in cui disciplinino in materia), occupandosi in particolare di definire (articolo 2 delle Linee guida):

• La durata dell’accordo (a termine o a tempo indeterminato);
• L’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno ed all’esterno dei locali aziendali;
• I luoghi eventualmente esclusi per il lavoro da remoto;
• Le forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro, le condotte che possono dar luogo a responsabilità disciplinari ed in generale gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa da remoto;
• Gli strumenti di lavoro, i tempi di riposo e le misure tecnico – organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione del dipendente;
• Le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 20 maggio 1970 numero 300) e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
• L’eventuale attività formativa necessaria per svolgere la prestazione in modalità agile, nonché le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Come recedere dall’accordo di smart working

La risposta dipende dal tipo di accordo:

• Se questo è a tempo indeterminato la legge (articolo 19 comma 2) consente il recesso con un preavviso non inferiore a trenta giorni
  • (elevati a novanta con riferimento al preavviso da parte del datore di lavoro nei confronti di un dipendente disabile ai sensi della Legge numero 68/1999)
  • ovvero senza alcun preavviso in presenza di un giustificato motivo;
• Se l’accordo ha un termine di validità (tempo determinato) ciascuno dei contraenti “può recedere prima della scadenza del termine” (articolo 19 comma 2).

Il lavoratore è libero di scegliere il luogo di lavoro?

La risposta è sì, purché il luogo scelto abbia caratteristiche tali da consentire la regolare esecuzione della prestazione (articolo 4 del Protocollo sullo smart-working), in condizioni di riservatezza e sicurezza, anche con specifico riferimento al trattamento dei dati e delle informazioni aziendali “nonché alle esigenze di connessione con i sistemi aziendali”.

La contrattazione collettiva può peraltro individuare i luoghi inidonei allo svolgimento del lavoro da remoto, per ragioni di sicurezza personale, protezione, segretezza e riservatezza dei dati.

Quali strumenti di lavoro utilizzare?

Fatti salvi diversi accordi tra le parti, è il datore di lavoro, di norma, a fornire la strumentazione tecnologica ed informatica (conforme alle disposizioni in materia di tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro di cui al Decreto Legislativo 9 aprile 2008 numero 81) necessaria allo svolgimento dell’attività da remoto (articolo 5 Linee guida), facendosi altresì carico delle spese di manutenzione e sostituzione.

In caso di utilizzo di strumenti tecnologici ed informatici propri del lavoratore, le parti provvedono a

“stabilire i criteri e i requisiti minimi di sicurezza da implementare e possono concordare eventuali forme di indennizzo per le spese”

Quali diritti ha il lavoratore a distanza?

Lo smart working è unicamente una diversa modalità di esecuzione della prestazione lavorativa. Pertanto, il l’interessato ha diritto allo stesso trattamento economico e normativo di coloro che svolgono l’attività in presenza.

Ci riferiamo in particolare a:

• Retribuzione contrattuale ed altre somme previste da accordo aziendali e / o individuali;
• Diritto a ferie e permessi retribuiti;
• Applicazione, nei confronti del datore di lavoro, degli obblighi in materia di salute e sicurezza di cui al Decreto Legislativo numero 81/2008;
• Tutela INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali connessi alla prestazione svolta all’esterno dei locali aziendali;
• Applicazione di diritti e libertà sindacali individuali e collettive previste da legge e contrattazione collettiva;
• Pari opportunità nell’utilizzo degli strumenti di lavoro ed arricchimento del bagaglio professionale grazie ad attività formative;
• Diritto alla disconnessione