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di Paolo Ballanti - 5 Gennaio 2024
Cosa sono e come funzionano i rimborsi chilometrici per i lavoratori dipendenti? Partiamo dal presupposto che la trasferta è un evento che può verificarsi nel corso del rapporto di lavoro e consiste nello spostamento temporaneo del dipendente in un luogo diverso da quello in cui svolge normalmente l’attività.
I contratti collettivi, aziendali o individuali possono prevedere l’erogazione di determinate somme dirette a compensare il disagio arrecato al dipendente in trasferta o per le spese dallo stesso sostenute per viaggio, vitto o alloggio, tramite rimborso chilometrico.
I compensi in questione hanno un destino particolare circa il loro assoggettamento a contributi e tasse. In determinati casi infatti vige una soglia di esenzione, nell’ambito della quale azienda e dipendente non sono tenuti a versare alcunché all’INPS e all’Erario.
Aggiornamento: L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 22 dicembre 2023 le Tabelle ACI 2024, ovvero le Tabelle nazionali dei costi chilometrici di esercizio di autovetture e motocicli elaborate dall’ACI per il calcolo del fringe benefit. Le nuove tabelle sono reperibili direttamente dalla Gazzetta Ufficiale seguendo questo link.
Per ottenere queste disposizioni di favore si devono osservare una serie di condizioni. In particolare, il cosiddetto rimborso chilometrico ACI per i viaggi dei dipendenti che utilizzano la propria vettura deve essere calcolato sulla base di un’apposita tabella per il chilometraggio ACI, in considerazione della tipologia del mezzo. Passiamo quindi ad analizzare la questione nel dettaglio.
Per prima cosa bisogna valutare quando spetta l’indennità di trasferta a seconda che questa avvenga dentro o fuori il Comune della sede di lavoro. Le tabelle ACI 2024 servono a calcolare il rimborso chilometrico in base al tipo di veicolo. Prima ancora di conoscere questi valori, bisogna capire come agire nel caso di rimborsi per trasferte nel territorio comunale o fuori da esso, e poi valutare la tariffa ACI.
Le somme erogate al dipendente in virtù di trasferte nello stesso Comune in cui si trova la sede abituale di lavoro sono soggette a contributi e tassazione IRPEF.
Questo ad eccezione delle spese di trasporto comprovate da documenti rilasciati dal vettore, come biglietti dell’autobus, tram, taxi e metropolitana. I rimborsi chilometrici per l’auto propria utilizzata dal lavoratore sono tassabili completamente allo stesso, e sono deducibili dal reddito di impresa. Per i datori di lavoro diventa necessario utilizzare le tariffe ACI per rimborsi chilometrici.
Per le trasferte fuori dal territorio comunale il regime fiscale è diverso a seconda delle modalità di remunerazione:
La scelta tra i tre sistemi dev’essere fatta con riferimento all’intera trasferta. Questo significa che non è possibile applicare per il giorno 1 il sistema misto mentre per il giorno 2 il rimborso a piè di lista.
Leggi anche: Trasferta Italia e trasferta estero: differenze, importi e tassazione
L’azienda può optare per il rimborso spese chilometriche ACI rispetto ai costi effettivamente sostenuti, con il cosiddetto “rimborso a piè di lista”, ovvero a costo chilometrico. In questo caso le somme erogate a fronte delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio sono esenti da contributi e tasse purché siano regolarmente documentate, in alternativa, con:
Entro un determinato limite sono esenti anche le spese non documentabili (come parcheggi e mance). In questi casi la soglia di esclusione da contributi e tasse è pari a 15,49 euro al giorno, elevati a 25,82 per l’estero. Le spese in questione devono essere analiticamente attestate dal dipendente. Vediamo ora nel dettaglio gli aspetti relativi al rimborso ACI.
Scopri qui: Calcola costi chilometrici
Per godere dell’esenzione INPS e IRPEF, i rimborsi delle spese di viaggio per il dipendente che utilizza la propria vettura devono essere quantificati in base ad apposite tabelle elaborate ogni anno dall’ACI entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello di riferimento. Per l’anno 2024 i valori del rimborso km ACI sono stati resi noti con apposito comunicato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 22 dicembre 2023.
Le tabelle per il rimborso ACI (disponibili qui) sono distinte in:
All’interno di ogni tabella ACI i veicoli sono distinti in base a marca, modello e serie. Per ognuno di essi è riportato il costo chilometrico, ovvero la tariffa ACI al km.
Ipotizziamo il caso di un dipendente la cui vettura in base alle tabelle ACI ha un costo chilometrico di 0,52 euro a chilometro. Facciamo un esempio prendendo in considerazione un anno trascorso, ovvero il mese di agosto, per cui sono state effettuate trasferte fuori dal territorio comunale in cui è ubicata la sede di lavoro, per un totale di 50 chilometri.
Per godere dell’esenzione INPS e IRPEF l’azienda ha dovuto erogare con la busta paga di agosto un valore pari a:
Se parliamo dei rimborsi ACI previsti dalle tabelle 2024, bisogna tenere in considerazione anche un aspetto importante che riguarda la tassazione, ovvero i fringe benefit collegati alle emissioni. Dal 1 luglio 2020 si parla di una percentuale al 25% dell’importo, con percorrenza annua convenzionale decisa a 15.000 euro, in base a quanto disposto dalle tabelle ACI.
Da qui bisogna considerare, per determinare il reddito imponibile e per calcolare la deducibilità, queste percentuali per tipologia di veicolo:
Il calcolo chilometrico ACI fornisce una panoramica di come agire per il rimborso. Per il calcolo dei fringe benefit bisogna quindi seguire le tabelle ACI, prendendo in considerazione anche che i fringe benefit sono detassati in base ai limiti stabiliti per il 2024.
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Calcolo rimborso chilometrico ACI: come fare? Il costo chilometrico definito dall’ACI per ogni veicolo tiene conto delle spese sostenute dal dipendente:
Bisogna tenere in considerazione che sono presenti diverse voci e componenti per effettuare un calcolo del costo chilometrico corretto. Il rimborso chilometrico cosa comprende? Ecco le voci da considerare:
La tabella chilometrica ACI serve a stabilire qual è effettivamente il rimborso da destinare ai lavoratori. Le tabelle ACI per rimborso chilometrico comprendono circa 15 mila veicoli. Di conseguenza per facilitare la consultazione, ACI ha reso disponibile sul proprio sito (previa registrazione gratuita) un apposito servizio di calcolo del costo chilometrico.
Come calcolare il rimborso chilometrico? E’ sufficiente indicare la categoria del mezzo (autovettura, ciclomotore, fuoristrada / suv, motociclo, autofurgone), marca e alimentazione. Il sistema proporrà una serie di modelli distinguendo quelli in produzione (colore marrone chiaro) da quelli fuori produzione (colore blu). Per ogni mezzo è indicato il dettaglio del costo e il valore complessivo.
Il costo ACI viene così stabilito in base al mezzo di riferimento, ogni qual volta che un lavoratore dipendente utilizza un mezzo proprio per una trasferta di lavoro.
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Il calcolo chilometrico ACI comunque avviene di norma tenendo conto della distanza tra il luogo abituale di lavoro e la destinazione della trasferta.
Al contrario, se si assumono i chilometri tra la residenza del dipendente e il luogo della trasferta è opportuno distinguere:
Scopri qui: calcola chilometri ACI
Oltre alle tariffe ACI per rimborso chilometrico, bisogna anche valutare se l’azienda opta per l’erogazione di un’indennità di trasferta forfetaria, che è imponibile ai fini INPS e IRPEF solo per la parte che eccede euro 46,48 al giorno (per le trasferte nel territorio nazionale) o 77,47 euro al giorno (per le trasferte all’estero), al netto delle spese di viaggio e trasporto.
Quando unitamente all’indennità, il vitto o l’alloggio vengono forniti gratuitamente, la parte esente dell’indennità di trasferta si riduce di 1/3:
In ultimo, oltre alla tariffa chilometrica ACI, va valutato che quando vengono forniti gratuitamente sia il vitto che l’alloggio, la soglia di esenzione si riduce di 2/3, rispettivamente pari a 15,49 (trasferte nel territorio nazionale) e 25,82 (trasferte all’estero).
L’azienda può decidere di erogare oltre all’indennità di trasferta anche il rimborso a piè di lista delle spese di vitto o alloggio (o entrambe). Per quanto riguarda l’indennità, valgono i limiti di esenzione citati sopra: 46,48 o 77,47 per l’estero ma ridotti di 1/3 o 2/3 in caso di rimborso del vitto e/o dell’alloggio.
Visionare le tabelle ACI con le relative tariffe stabilite è un’operazione gratuita, ovvero l’Automobile Club d’Italia le propone in forma libera ai cittadini. Queste tabelle vengono aggiornate ogni anno, per cui è necessario informarsi sui canali ufficiali per rimanere aggiornati.
Ogni anno la tabella ACI per rimborso chilometrico viene quindi aggiornata con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale. Il datore di lavoro deve comunque tenere conto anche di eventuali altre spese relative alla trasferta del dipendente, oltre ad effettuare il calcolo del rimborso ACI.