Trasferta Italia e trasferta estero: differenze, importi e tassazione

Quali differenze ci sono tra la trasferta Italia e la trasferta estero del dipendente? Quali sono gli importi da riconoscere e come funziona la tassazione.

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La trasferta è uno spostamento provvisorio e temporaneo del dipendente in un luogo diverso da quello in cui svolge normalmente l’attività e a seconda di dove è collocata l’unità produttiva si parla di trasferta Italia e trasferta estero. Questo significa che al termine della modifica temporanea della sede di lavoro il lavoratore torna alla sua sede consueta; rientra infatti nel potere organizzativo del datore la decisione sulla località in cui inviare il dipendente, sulla base delle esigenze produttive dell’azienda. Questa, come anticipato sopra, può essere ubicata in Italia, ma anche all’estero. Una distinzione non di poco conto, se si considera che dalla stessa derivano una serie di differenze sia per quanto riguarda la retribuzione ovvero l’indennità di trasferta, i rimborsi spese e la tassazione a carico di azienda e lavoratore.

In primis, il lavoratore in trasferta in un paese dell’Unione Europea è equiparato ai fini dell’assicurazione INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali come un lavoratore in distacco, il ché comporta una serie di oneri di comunicazione alla stessa INAIL e ai servizi per l’impiego. Obblighi invece totalmente assenti in caso di trasferta nel territorio nazionale o in paesi extracomunitari.

Il trattamento da riconoscere al lavoratore in trasferta è stabilito dal contratto collettivo applicato (pur restando nella facoltà del datore la possibilità di erogare importi superiori a quanto previsto dal CCNL). Anche sotto questo aspetto rileva il luogo di destinazione se è vero che molti contratti stabiliscono un trattamento economico legato ai giorni di permanenza in trasferta: maggiori sono i giorni più alto è il compenso. E’ naturale che, salvo casi particolari, per logiche di economicità e di opportunità una trasferta all’estero richiede un allontanamento del dipendente più lungo rispetto a quella nel territorio nazionale.

Infine, il luogo della trasferta ha effetti anche sulla tassazione dei compensi riconosciuti al lavoratore e sul pagamento dei contributi. Vediamo nel dettaglio le differenze tra trasferta Italia e trasferta estero.

Trasferta Italia e trasferta estero: quali differenze per l’azienda

Non si segnalano particolari adempimenti per l’azienda che intende inviare il dipendente in trasferta nel territorio nazionale. Come detto, rientra nei poteri del datore il disporre lo svolgimento dell’attività in un luogo diverso da quello consueto. Pertanto, è irrilevante il preventivo consenso del lavoratore. Si segnalano comunque le seguenti accortezze nell’ambito di una corretta gestione delle trasferte:

  • L’indicazione nella lettera di assunzione del luogo di lavoro cui è assegnato il dipendente; con la riserva per l’azienda di richiedere prestazioni anche in località diverse.
  • Una comunicazione scritta al dipendente in cui si dispone la trasferta, il luogo e la durata della stessa oltre al trattamento economico riconosciuto.
  • Riconoscere al dipendente in busta paga il trattamento economico previsto (indennità o rimborsi spese) oltre a dare opportuna indicazione nel calendario presenze dei giorni di trasferta.

Ulteriori obblighi sono previsti dalle norme in materia di tassazione, di cui si parlerà in seguito.

Discorso diverso per la trasferta nei paesi dell’Unione Europea. Oltre a quanto scritto sopra, il datore è tenuto a comunicare la trasferta all’INAIL (l’assicurazione che copre il dipendente contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali) mediante apposita denuncia di variazione nel caso in cui il dipendente si trovi ad essere esposto a rischi diversi da quelli per i quali è già assicurato. Inoltre, l’azienda dovrà fare un’apposita comunicazione al Centro per l’Impiego con ad oggetto il periodo di trasferta.

Gli adempimenti citati valgono solo per le trasferte nell’UE, ad esclusione di quelle nei paesi extracomunitari.

Leggi anche: Indennità di trasferta: cos’è, quanto spetta e calcolo

Trasferta Italia o estero: importi e tassazione

Cambiano gli importi tra spostamento in Italia e trasferta all’estero. Per il semplice fatto che i contratti collettivi prevedono somme maggiori quanto più lunga è la trasferta. Nella generalità dei casi le aziende, per ragioni di economicità, tendono a ridurre sempre più il numero di viaggi fuori dai confini nazionali dei dipendenti; privilegiando soggiorni lunghi in cui concentrare il maggior numero di attività. Questo ragionamento apre la strada a trasferte in uno stato estero della durata di dieci o quindici giorni, al contrario di quelle nel territorio nazionale che solitamente non eccedono la settimana.

Per questo, ipotizzando un’azienda che applica il contratto collettivo Chimica – Industria al dipendente in trasferta spetta:

  • Il rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio ed altre spese vive necessarie per l’espletamento della missione;
  • Indennità di trasferta pari al 50% della retribuzione giornaliera se la trasferta dura da 12 a 24 ore. Se dura di più l’indennità viene calcolata moltiplicando il suddetto 50% per i giorni di trasferta.

Si intuisce che l’importo spettante a un dipendente che deve recarsi in aereo all’estero per 15-20 giorni sarà di gran lunga superiore rispetto a quanto riconosciuto (a titolo di rimborso chilometrico per l’uso della macchina) a chi è inviato in trasferta da Roma a Milano per una settimana.

Indennità di trasferta e rimborso a piè di lista

La destinazione del dipendente inviato in trasferta ha effetti su tasse e contributi che lui e l’azienda devono sostenere. Sono previsti essenzialmente due diversi tipi di trattamenti economici che il datore può riconoscere al lavoratore. A stabilire quale dei due utilizzare ci pensa il contratto collettivo applicato, con la possibilità comunque per il datore di riconoscere trattamenti di maggior favore.

I sistemi sono:

  • Indennità di trasferta;
  • Rimborso a piè di lista;

Vediamo nel dettaglio il caso dell’erogazione dell’indennità di trasferta e del rimborso a piè di lista a fronte di missioni fuori dal territorio comunale. I casi cioè in cui si segnalano le differenze di tassazione tra trasferta Italia ed estero.

Indennità di trasferta

In caso di spostamenti fuori dal territorio comunale o nazionale l’indennità di trasferta stabilita dal contratto collettivo è soggetta a contributi e tasse:

  • Per la parte che eccede euro 46,48 al giorno in caso di trasferte nel territorio nazionale, al netto delle spese di viaggio e trasporto;
  • Per la parte che eccede euro 77,47 al giorno in caso di trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e trasporto;
  • Se il vitto o l’alloggio sono forniti gratuitamente o rimborsati i limiti di esenzione dell’indennità di trasferta si riducono di 1/3 (30,99 in Italia e 51,65 all’estero);
  • Se il vitto e l’alloggio sono forniti gratuitamente o rimborsati i limiti di esenzione dell’indennità di trasferta si riducono di 2/3 (15,49 in Italia e 25,82 all’estero).

Rimborso a piè di lista

Il rimborso delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio fuori dal territorio comunale non è imponibile; purché vi sia idonea documentazione che provi le spese sostenute dal dipendente. Per le altre spese, anche non documentabili (esempio mance, spese telefoniche, parcheggi) è tassabile e soggetta a contributi la parte che eccede euro 15,49 al giorno in Italia ed euro 25,82 per l’estero.

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