Il Decreto-Legge n. 84 del 17 giugno 2025, pubblicato in Gazzetta Ufficiale, introduce un’importante novità per lavoratori e datori di lavoro in merito alla tracciabilità delle spese sostenute in trasferta. Una modifica attesa, che restringe l’obbligo di utilizzo di metodi di pagamento tracciabili alle sole spese sostenute sul territorio italiano.
Spese di trasferta, cosa cambia nel 2025
La Legge di Bilancio 2025 aveva introdotto, con i commi 81-83 dell’articolo 1, l’obbligo per i dipendenti e gli autonomi di sostenere con metodi tracciabili le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto per poterle detrarre o ricevere come rimborso non imponibile. Il decreto-legge approvato a giugno 2025 circoscrive però l’ambito di applicazione: l’obbligo di pagamento tracciabile resta solo per le trasferte effettuate all’interno del territorio italiano.
Per le spese sostenute all’estero, quindi, torna la possibilità di rimborsi anche con pagamenti effettuati in contanti, sempre che siano rispettate le altre condizioni previste dalla normativa fiscale.
Chi è coinvolto e quali spese rientrano
Le nuove disposizioni si applicano sia ai lavoratori dipendenti, pubblici e privati, sia ai lavoratori autonomi, inclusi i collaboratori occasionali o con partita IVA. I costi coinvolti sono quelli relativi a:
- vitto;
- alloggio;
- viaggio;
- trasporto con autoservizi pubblici non di linea (come taxi).
Per poter essere rimborsati o dedotti, tali costi – se sostenuti in Italia – devono essere pagati con strumenti tracciabili: bonifici bancari o postali, carte di credito, bancomat o altri sistemi elettronici previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. 241/1997.
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Decorrenza e validità delle nuove regole
Il nuovo obbligo di tracciabilità entra in vigore dal periodo d’imposta corrente alla data di pubblicazione del decreto, ovvero dal 18 giugno 2025. Resta fermo che per le spese sostenute prima di tale data valgono le regole precedenti.
Rimborsi e deducibilità: attenzione ai dettagli
Nel dettaglio, le nuove regole riguardano:
- i rimborsi analitici ai dipendenti per le trasferte in Italia;
- le spese sostenute direttamente dai lavoratori autonomi;
- le spese sostenute dalle aziende per incarichi affidati a terzi autonomi.
In tutti questi casi, solo se la spesa è avvenuta in Italia e il pagamento è tracciabile, si potrà godere dell’esenzione fiscale o della deducibilità.
Perché questa modifica?
L’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta, introdotto con la legge di Bilancio 2025, aveva generato forti perplessità tra imprese e professionisti. La norma, applicabile senza distinzione territoriale, imponeva che tutte le spese sostenute in trasferta – anche all’estero – fossero pagate con mezzi tracciabili per poter essere rimborsate o dedotte. Questo causava una doppia penalizzazione: da un lato, il lavoratore rischiava di vedersi tassato il rimborso se non tracciabile; dall’altro, il datore di lavoro non poteva dedurre il costo, con un impatto fiscale rilevante.
Di fronte a queste criticità, il decreto fiscale approvato il 12 giugno 2025 ha corretto la misura, limitando l’obbligo di tracciabilità alle sole spese sostenute nel territorio nazionale. La modifica ha una duplice funzione: evitare complicazioni per chi lavora all’estero in contesti dove l’uso di contanti è ancora diffuso e coordinare la norma con la riforma fiscale in corso, che introduce nuove regole sulla tassazione del lavoro autonomo e sui criteri di deducibilità delle spese professionali.
In sintesi: cosa prevede il nuovo decreto
- Obbligo di pagamento tracciabile solo per trasferte in Italia
- Valido per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto
- Coinvolge dipendenti e autonomi
- In vigore dal 18 giugno 2025
- Nessun obbligo per spese sostenute all’estero
- Non più deducibili le spese italiane pagate in contanti
