Lettera di licenziamento: come scriverla e contenuti essenziali. Guida pratica

Quali sono gli aspetti principali da riportare nella lettera di licenziamento e come dev'essere notificata al dipendente? Ecco cosa sapere.


Lettera di licenziamento: come deve essere fatta, cosa deve contenere, come si consegna? Il licenziamento costituisce il recesso unilaterale da parte del datore, rappresenta quindi l’atto ultimo del rapporto di lavoro, con cui si risolve il contratto definitivamente, fatto salvo il pagamento delle somme di fine rapporto, quali TFR, ferie e permessi residui, mensilità aggiuntive e via dicendo. Rappresentando una decisione drastica dell’azienda, quest’ultima deve porre particolare attenzione nel comunicare il licenziamento al dipendente. In particolare, oltre alle specificità imposte dalle singole tipologie di recesso, la comunicazione deve obbligatoriamente:

  • Avvenire in forma scritta;
  • Riportare i motivi che hanno giustificato la decisione del datore di lavoro.

Vediamo pertanto nel dettaglio cosa deve contenere la lettera di licenziamento in base alle diverse cause che giustificano il recesso, oltre a quelli che sono i punti principali da attenzionare nella sua stesura.

Lettera di licenziamento: come scriverla e contenuti essenziali

Come detto sopra passiamo in rassegna le tipologie di lettera di licenziamento in base alle diverse cause che giustificano il recesso, vedendo nel dettaglio cosa deve contenere, oltre ai punti principali da attenzionare nella sua stesura.

Licenziamento per giusta causa

Le ipotesi di licenziamento per giusta causa (GC) presuppongono una condotta del dipendente talmente grave da aver leso il rapporto fiduciario con l’azienda.

Trattasi infatti di comportamenti extra-lavorativi oggetto di preventiva obbligatoria procedura di contestazione disciplinare; di cui farne menzione all’interno della lettera di licenziamento.

Questa potrà aprirsi con “Oggetto: Licenziamento per giusta causa”.

Il corpo della lettera conterrà i seguenti macro-punti:

  • Riferimento alla contestazione disciplinare. “A seguito della procedura di contestazione disciplinare espletata con lettera del_____”;
  • Le eventuali contestazioni del dipendente non sono state ritenute idonee. “In virtù delle Sue giustificazioni non considerate idonee a motivare la condotta contestata”;
  • Il riferimento al comportamento del dipendente contrario al codice disciplinare. “Condotte contrarie al codice disciplinare affisso in azienda e portato a conoscenza dei dipendenti”;
  • Irrogazione del licenziamento. “In considerazione di quanto premesso Le comunichiamo l’irrogazione nei Suoi confronti del provvedimento del licenziamento per giusta causa”;
  • Ultimo giorno di lavoro. “Il rapporto di lavoro si intende risolto in via definitiva in data______ con decorrenza dal giorno______, in ottemperanza alle disposizioni di legge alcun preavviso Le è dovuto”.
    • NB il licenziamento per giusta causa può avvenire in tronco o senza preavviso. Questo in virtù del comportamento talmente grave da aver leso il rapporto fiduciario con l’azienda.

Nel caso in cui l’ultimo giorno di vigenza del contratto sia il 30 giugno 2021, nella lettera si dovrà indicare:

Il rapporto di lavoro si intende risolto in via definitiva in data 30/06/2021 con decorrenza dal giorno 01/07/2021”.

Leggi anche: Licenziamento per giusta causa: cos’è e come funziona

Licenziamento per giustificato motivo soggettivo

A differenza dei recessi per giusta causa, i licenziamenti per giustificato motivo soggettivo (GMS) sono legati a notevoli inosservanze degli obblighi contrattuali da parte del dipendente.

Il provvedimento, anch’esso obbligatoriamente preceduto dalla contestazione disciplinare, è soggetto al periodo di preavviso, imposto dal contratto collettivo applicato per i dipendenti a tempo indeterminato.

L’oggetto della lettera qualificherà naturalmente il tipo di provvedimento: “Licenziamento per giustificato motivo soggettivo”.

Successivamente si dovrà precisare:

  • In virtù delle Sue giustificazioni rese in data_____ritenute non idonee a motivare la condotta oggetto del procedimento in parola”;
  • A seguito della contestazione disciplinare avviata con comunicazione del_____”;
  • In osservanza del codice disciplinare interno affisso nei locali aziendali e portato a conoscenza di tutti i dipendenti”;
  • In considerazione di quanto premesso Le comunichiamo il licenziamento nei Suoi confronti per giustificato motivo soggettivo”;
  • Nel rispetto del periodo di preavviso disciplinato dal CCNL_____a Lei applicato, il rapporto di lavoro si intende risolto in data_____con decorrenza______”.

Leggi anche: Differenza fra licenziamento per giusta causa e giustificato motivo

Licenziamento per giustificato motivo oggettivo

Il recesso per giustificato motivo oggettivo (GMO) è legato a ragioni inerenti l’attività produttiva, l’organizzazione del lavoro ovvero il suo regolare funzionamento.

La normativa opera una differenziazione a seconda che si tratti di aziende “piccole” o “grandi”. In particolare, per aziende “grandi” si intendono quelle realtà in cui ciascuna sede, stabilimento, filiale, ufficio o reparto autonomo occupa più di 15 dipendenti (limite ridotto a 5 per gli imprenditori agricoli).

Rientrano altresì nella casistica citata i datori di lavoro che, nell’ambito dello stesso comune, occupano più di 15 dipendenti occupano più di 15 dipendenti (5 per le aziende agricole).

Considerare un’azienda come “grande” ha l’effetto di obbligarla, in caso di licenziamento per GMO, ad espletare un tentativo di conciliazione con il dipendente presso l’Ispettorato territoriale del lavoro (ITL).

La procedura può concludersi con un accordo di risoluzione consensuale del rapporto (con diritto potenziale alla NASPI); ovvero, in caso di tentativo fallito di trovare un accordo o di omessa convocazione da parte dell’ITL, l’azienda può procedere al licenziamento.

Quali sono i punti principali di una lettera di licenziamento per GMO

Di seguito elenchiamo i punti principali di una lettera di licenziamento per GMO, differenziando dalle ipotesi in cui dev’essere espletato il tentativo di conciliazione a quelle in cui non è dovuto:

  • L’oggetto della missiva dovrà riportare “Licenziamento per giustificato motivo oggettivo”;
  • Il documento recherà all’inizio il riferimento al tentativo di conciliazione, espletato presso l’ITL, in cui non si è raggiunto un accordo “Facendo seguito al tentativo di conciliazione avvenuto in data______presso l’Ispettorato territoriale del lavoro di______”;
  • Nei casi in cui non è dovuto il tentativo di conciliazione la missiva può esordire direttamente con “Con la presente Le comunichiamo il suo licenziamento con effetto dal____ultimo giorno di lavoro il_____”, oltre al riferimento al periodo di preavviso da garantire nei casi di recesso per GMO “Nel rispetto del periodo di preavviso previsto dal CCNL applicato pari a_____”;
  • Successivamente l’azienda è tenuta a riportare le ragioni attinenti all’attività produttiva (ad esempio soppressione del posto di lavoro) che motivano il recesso “Il recesso per giustificato motivo oggettivo è motivo dalle seguenti ragioni”.

Come fare la comunicazione di licenziamento

A pena di inefficacia, il licenziamento dev’essere comunicato in forma scritta. Nella parte superiore della missiva dev’essere indicato la modalità di comunicazione utilizzata, ad esempio:

  • Raccomandata a mano;
  • Raccomandata A/R.

La normativa non impone un determinato mezzo di trasmissione della lettera,  a patto che il recesso sia portato a conoscenza del dipendente.

La giurisprudenza ha ad esempio ritenuto legittimo il licenziamento intimato via Whatsapp o come allegato ad un messaggio di posta elettronica, il cui ricevimento non era stato contestato.

E’ importante segnalare che nei casi di invio a mezzo posta, il rifiuto del lavoratore di ricevere la lettera non esclude che la comunicazione sia avvenuta.

In particolare, in favore dell’azienda opera la presunzione per cui la lettera di licenziamento si considera conosciuta dal destinatario quando perviene al suo indirizzo, salvo che quest’ultimo dimostri di essersi trovato, senza sua colpa, nell’impossibilità di ricevere la comunicazione, a causa di circostanze estranee alla sua volontà.

Da ultimo, la missiva deve concludersi con data e firma del datore di lavoro e, nei casi di consegna a mezzo raccomandata a mani del lavoratore, con la firma di quest’ultimo per ricevuta, oltre alla data di notifica.

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