Cosa sono e come funzionano i rimborsi chilometrici per i lavoratori dipendenti? Partiamo dal presupposto che la trasferta è un evento che può verificarsi nel corso del rapporto di lavoro e consiste nello spostamento temporaneo del dipendente in un luogo diverso da quello in cui svolge normalmente l’attività. I contratti collettivi, aziendali o individuali possono prevedere l’erogazione di determinate somme dirette a compensare il disagio arrecato al dipendente in trasferta o per compensare le spese dallo stesso sostenute per viaggio, vitto o alloggio.
I compensi in questione hanno un destino particolare circa il loro assoggettamento a contributi e tasse. In determinati casi infatti vige una soglia di esenzione, nell’ambito della quale azienda e dipendente non sono tenuti a versare alcunché all’INPS e all’Erario.
Per ottenere queste disposizioni di favore si devono osservare una serie di condizioni. In particolare, il cosiddetto rimborso chilometrico ACI per i viaggi dei dipendenti che utilizzano la propria vettura devono essere calcolati sulla base di apposite tabelle elaborate ogni anno dall’ACI, in considerazione della tipologia del mezzo.
Passiamo quindi ad analizzare la questione nel dettaglio.
Trasferta nel comune e fuori dal comune sede di lavoro
Per prima cosa bisogna valutare quando spetta l’indennità di trasferta a seconda che questa avvenga dentro o fuori il comune della sede di lavoro.
Rimborsi per trasferte nel territorio comunale
Le somme erogate al dipendente in virtù di trasferte nello stesso comune in cui si trova la sede abituale di lavoro sono soggette a contributi e tassazione IRPEF.
Eccezion fatta per le spese di trasporto comprovate da documenti rilasciati dal vettore, come biglietti dell’autobus, tram, taxi e metropolitana.
Rimborsi per trasferte fuori dal territorio comunale
Per le trasferte fuori dal territorio comunale il regime contributivo e fiscale è diverso a seconda delle modalità di remunerazione:
- Rimborso a piè di lista (cosiddetto “sistema analitico”);
- Erogazione dell’indennità di trasferta cd. Trasferta Italia ovvero sistema a forfait;
- Erogazione dell’indennità di trasferta e rimborso delle spese di vitto e / o alloggio (“sistema misto”).
La scelta tra i tre sistemi dev’essere fatta con riferimento all’intera trasferta. Questo significa che non è possibile applicare per il giorno 1 il sistema misto mentre per il giorno 2 il rimborso a piè di lista.
Leggi anche: Trasferta Italia e trasferta estero: differenze, importi e tassazione
Rimborsi a piè di lista
L’azienda può optare per il rimborso delle spese effettivamente sostenute, cosiddetto “rimborso a piè di lista”.
In questo caso le somme erogate a fronte delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio sono esenti da contributi e tasse purché siano regolarmente documentate, in alternativa, con:
- Fattura;
- Ricevuta fiscale con i dati del cliente;
- Scontrino con il codice fiscale del dipendente o del committente;
- Nota spese riepilogativa con allegate le ricevute e gli scontrini fiscali oltre ai biglietti dell’autobus, metropolitana, taxi, tram ecc…
Entro un determinato limite sono esenti anche le spese non documentabili (come parcheggi e mance). In questi casi la soglia di esclusione da contributi e tasse è pari a 15,49 euro al giorno, elevati a 25,82 per l’estero. Le spese in questione devono essere analiticamente attestate dal dipendente.
Vediamo ora nel dettaglio gli aspetti relativi al rimborso a piè di lista delle spese di viaggio.
Rimborsi chilometrici: tabelle ACI
Per godere dell’esenzione INPS e IRPEF i rimborsi delle spese di viaggio per il dipendente che utilizza la propria vettura devono essere quantificati in base ad apposite tabelle elaborate ogni anno dall’ACI entro il 31 dicembre dell’anno precedente quello di riferimento. Per l’anno 2019 i valori sono stati resi noti con apposito comunicato dell’Agenzia delle Entrate pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 20 dicembre 2018.
Le tabelle sono distinte in:
- Autoveicoli a benzina in produzione;
- ” a gasolio in produzione;
- ” a benzina – gpl e benzina – metano in produzione;
- ” elettrici e ibridi in produzione;
- Autoveicoli a benzina fuori produzione;
- ” a gasolio fuori produzione;
- ” a benzina – gpl e benzina – metano fuori produzione;
- ” elettrici e ibridi fuori produzione;
- Motoveicoli.
All’interno di ogni tabella i veicoli sono distinti in base a marca, modello e serie. Per ognuno di essi è riportato il costo chilometrico.
Ipotizziamo il caso di un dipendente la cui vettura in base alle tabelle ACI ha un costo di 0,52 euro a chilometro. Nel mese di agosto 2019, sono state effettuate trasferte fuori dal territorio comunale in cui è ubicata la sede di lavoro, per un totale di 50 chilometri.
Per godere dell’esenzione INPS e IRPEF l’azienda dovrà erogare con la busta paga di agosto 2019 un valore pari a:
- 0,52 (costo a chilometro) * 50 (distanza percorsa dal dipendente nel mese di agosto) = 26 euro.
Natura del costo chilometrico ACI
Il costo chilometrico definito dall’ACI per ogni veicolo tiene conto dei costi sostenuti dal dipendente:
- Proporzionali all’utilizzo del mezzo come costi del carburante, pneumatici e manutenzione;
- Non proporzionali quali bollo auto e assicurazione.
Nello specifico le voci comprese nei costi chilometrici sono:
- Quota ammortamento capitale e quota interessi;
- Assicurazione RCA;
- Bollo auto;
- Carburante;
- Pneumatici;
- Riparazioni e manutenzioni.
Tabelle ACI: come si consultano
Le tabelle comprendono circa 15 mila veicoli. Di conseguenza per facilitare la consultazione, ACI ha reso disponibile sul proprio sito (previa registrazione gratuita) un apposito servizio di calcolo del costo chilometrico.
E’ sufficiente indicare categoria del mezzo (autovettura, ciclomotore, fuoristrada / suv, motociclo, autofurgone), marca e alimentazione. Il sistema proporrà una serie di modelli distinguendo quelli in produzione (colore marrone chiaro) da quelli fuori produzione (colore blu).
Per ogni mezzo è indicato il dettaglio del costo e il valore complessivo.
Conteggio dei chilometri
Il conteggio dei chilometri comunque avviene di norma tenendo conto della distanza tra il luogo abituale di lavoro e la destinazione della trasferta.
Al contrario, se si assumono i chilometri tra la residenza del dipendente e il luogo della trasferta è opportuno distinguere:
- Se la distanza percorsa dal dipendente è inferiore rispetto a quella determinata in base al luogo di lavoro il rimborso non è imponibile;
- Se la distanza è superiore, le somme sono imponibili in base alla differenza tra il rimborso erogato e quello calcolato in base alla distanza dal luogo di lavoro.
Indennità forfetaria di trasferta
Se l’azienda opta per l’erogazione di un’indennità di trasferta forfetaria, è imponibile ai fini INPS e IRPEF solo la parte che eccede euro 46,48 al giorno (per le trasferte nel territorio nazionale) o 77,47 euro al giorno (per le trasferte all’estero), al netto delle spese di viaggio e trasporto.
Quando unitamente all’indennità, il vitto o l’alloggio vengono forniti gratuitamente, la parte esente dell’indennità di trasferta si riduce di 1/3:
- 30,99 euro per le trasferte nel territorio nazionale;
- 51,65 euro per le trasferte all’estero.
In ultimo, quando vengono forniti gratuitamente sia il vitto che l’alloggio, la soglia di esenzione si riduce di 2/3, rispettivamente pari a 15,49 (trasferte nel territorio nazionale) e 25,82 (trasferte all’estero).
Indennità di trasferta e rimborso a piè di lista
L’azienda può decidere di erogare oltre all’indennità di trasferta anche il rimborso a piè di lista delle spese di vitto o alloggio (o entrambe).
Per quanto riguarda l’indennità, valgono i limiti di esenzione citati sopra: 46,48 o 77,47 per l’estero ma ridotti di 1/3 o 2/3 in caso di rimborso del vitto e/o dell’alloggio.
