Fattura elettronica, cosa fare: la checklist per controllare se siamo pronti

Sei pronto a gestire la fattura elettronica obbligatoria dal 1° gennaio 2019? Ecco cosa fare entro il 31 dicembre 2018 per non farsi trovare impreparati.

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E’ iniziato il conto alla rovescia per l’entrata in vigore della fattura elettronica obbligatoria tra privati a partire dal prossimo 1° gennaio 2019, con questa breve guida vedremo cosa è indispensabile fare entro il 31 dicembre 2018 per farsi trovare pronti per questa piccola ma grande rivoluzione fiscale.

Come sappiamo anche se richiesta a gran voce da più parti, il Governo ha deciso di rispettare la tabella di marcia e non concedere alcuna proroga per l’entrata in vigore della fatturazione elettronica fra privati. Tuttavia con l’approvazione definitiva del decreto fiscale 2019 collegato alla legge di bilancio si è deciso di concedere comunque una tregua in vista dei disagi connessi alla gestione della e-fattura nei primi mesi del nuovo anno.

Infatti fino a settembre le sanzioni saranno molto leggere se non nulle, inoltre molti sono i soggetti esclusi dalla gestione elettronica della fatturazione. Inoltre ancora molti soggetti e operazioni rimangono escluse dall’obbligo: pensiamo ad esempio ai contribuenti minimi e i medici e farmacisti, ovvero gli operatori sanitari che usano la tessera sanitaria per la precompilata. Restano infine fuori le operazioni con l’estero.

Ma senza scendere troppo nel dettaglio della normativa vediamo una piccola checklist delle cose da fare entro il 31/12 per farsi trovare pronti dal 1° gennaio 2019.

Fattura elettronica, cosa fare entro il 31 dicembre 2018

Come anticipato in premessa, non dobbiamo farci cogliere dal panico, la gestione della fattura elettronica non è troppo complicata, anzi potrebbe essere l’occasione giusta per iniziare a usare nuovi metodi di gestione della fatturazione aziendale, magari introducendo l’uso di appositi software, oppure preparare un dipendente che potrebbe svolgere internamente questo compito, senza dover per forza ricorrere al commercialista per ogni operazione.

Vediamo quindi quali sono i passi essenziali da compiere subito, senza perdere ulteriore tempo prezioso.

1. Registrare i propri dati sul sito dell’Agenzia delle Entrate

La prima cosa da fare subito è registrare la propria PEC o il proprio codice intermediario sul sito dell’Agenzia delle Entrate, attraverso l’apposito servizio di registrazione. Questo passaggio è importante, in quanto potremo da subito inviare i dati ai nostri fornitori per ricevere correttamente le e-fatture già dal primo giorno dell’anno, e iniziare ad archiviarle correttamente senza rischiare di perderle, oppure di riceverle attraverso altri mezzi non corretti.

Per registrare i propri dati aziendali bisogna recarsi sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. Lo potete trovare dalla Home Page del sito www.agenziaentrate.gov.it (in fondo alla pagina a destra) oppure seguendo questo link.

A questo punto per accedere ci sono 3 opzioni:

  1. accedere con le proprie credenziali di accesso al sito dell’Agenzia;
  2. entrare con SPID;
  3. entrare con Carta Nazionale dei servizi.

In base alle ultime notizie è in corso di svolgimento il passaggio definitivo al sistema di ingresso con SPID, ciò significa che entro breve l’unico modo per accedere al sito del Fisco è SPID. Quindi se non l’avete ancora, è bene registrarne uno. Qui trovi la nostra guida.

Registrazione dell’indirizzo telematico

Una volta entrati, si potrà accedere alla voce: Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche

Qui sono presenti 2 campi:

  1. codice destinatario;
  2. PEC.

Il primo può essere compilato con il proprio codice destinatario SDI se si possiede; questa opzione di solito viene scelta da chi gestisce un numero molto elevato di fatture e viene fornito solitamente dalla software house del programma di fatturazione.

La scelta della PEC è invece consigliata per chi gestisce un numero esiguo di e-fatture. Se infine non si sceglie ne l’uno e ne l’altro si può indicare il codice “0000000” al posto del codice destinatario; in questo caso il fornitore dovrà comunicare volta per volta di aver inviato una fattura elettronica.

Una volta registrati questi dati è possibile creare un QR-Code, che potrà essere consegnato a chiunque necessiti dei nostri dati di fatturazione.

Leggi anche: Fattura elettronica QR-code: cos’è e come si usa (video)

Precisiamo comunque che questo passaggio può essere svolto anche tramite il nostro commercialista oppure direttamente con il nostro software di fatturazione elettronica.

2. Richiedere la PEC o il codice destinatario ai clienti

Se i nostri clienti sono per lo più aziende, è utilissimo richiedere subito la PEC o il codice destinatario, in modo da crearsi un elenco con tutti i dati e poter fatturare già dal 1° gennaio 2019. Ricordiamo che per emettere la fattura elettronica nei confronti dei clienti senza partita IVA, basterà indicare il Codice Fiscale. Inoltre non si dovrà procedere all’invio tramite sistema di interscambio, ma si potrà consegnare una copia cartacea (e si dovrà comunque conservare la copia digitale del documento).

3. Verificare se il proprio gestionale è abilitato oppure acquisirne uno nuovo

Se abbiamo già un software di fatturazione probabilmente già sappiamo come comportarci, oppure siamo ancora in tempo per effettuare l’upgrade e studiare come funziona il processo.

Se invece non usiamo alcun gestionale, questo punto è fondamentale! Dal 1° gennaio scordiamoci i blocchi fatture, ma anche i file excel o word. Da ora in poi l’unico formato valido è quello .xml creato secondo lo schema fornito da SOGEI.

Quindi per emettere ogni singola fattura dal 2019 ci sono solo due opzioni: ci affidiamo al nostro commercialista per ogni singola operazione, oppure ci dotiamo di un software, impariamo ad usarlo e iniziamo a fare tutto (o quasi) da soli.

4. Dotarsi di un sistema di conservazione delle e-fatture

In ultimo, ma non meno importante, è sapere come funziona la conservazione delle fatture elettroniche. Addio ai vecchi faldoni, anche se nulla vieta di continuare a stampare le fatture in formato cartaceo, queste non avranno più alcun valore.

D’ora in avanti la conservazione sarà di tipo digitale: quindi è bene decidere da subito se gestire la conservazione in azienda, anche se il sistema non è semplice come si crede, anche in ottica di responsabilità da accollarsi. Oppure si potrà scegliere un apposito servizio di conservazione in vendita presso i fornitori di servizi IT.

Gestione fattura elettronica tramite commercialista oppure in house

Come detto sopra tutto il sistema di fattura elettronica può essere affidato al nostro professionista di fiducia; quindi è bene interpellarlo subito se non l’avete già fatto!

Altrimenti si può decidere di gestire tutto all’interno dell’azienda affidandoci ad un software gestionale che ci permetterà di svolgere facilmente tutte le operazioni su indicate.

Il sistema Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate

E’ comunque utile ricordare che tramite il sito Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate è possibile gestire gratuitamente tutto il processo di fatturazione elettronica; dalla emissione di una e-fattura alla ricezione, fino alla conservazione digitale.

Trovate tutte le informazioni sul sito dell’Agenzia seguendo questo link. Qui invece trovate la guida alla fatturazione elettronica predisposta dalle Entrate: Fattura elettronica, come funziona: guida Agenzia delle Entrate (video)


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